Нивелировка потерь

или Как обеспечить эффективные договорные отношения в хозяйственном обороте с учетом правовых позиций ВХС?

Представители бизнеса, как правило, стремятся держать все под контролем, в том числе и документооборот компании. Однако часто имеют место случаи, когда должностные лица предприятий, пренебрегая разработкой соответствующих локальных нормативных актов, осуществлением проверки надежности контрагентов и анализом судебной практики в «договорной» категории споров, несут достаточно большие финансовые потери. Так о чем не следует забывать, заключая договор? Как избежать казусов с контрагентами? Наконец, какие судебные документы нужно знать назубок, чтобы договорная работа была организована на отлично?

«Смесь» функций, или Менеджер — не юрист

Прежде чем говорить об организации того или иного процесса на предприятии, следует разобраться, кто в нем принимает участие. Так, в договорной работе задействованы юридические отделы и службы безопасности, менеджеры, а также учетно-­финансовые службы.

Как отметила во время практикума, организованного Всеукраинской сетью практикумов ЛІГА:ЗАКОН, адвокат, управляющий партнер консалтинговой компании «УкрКонсалтСолюшн» Виктория Доценко, чтобы правильно организовать договорную работу, в первую очередь необходимо уделить внимание вопросу разграничения функций сотрудников. По словам эксперта, на практике не единичны случаи, когда функции менеджеров и юристов компании «смешиваются», в результате возможны казусы.

Так, имеют место ситуации, когда менеджеры отправляют договор с соответствующими правками контрагенту, при этом путают статус последнего (например, вместо поставщика указывают его как покупателя). Таким образом, сами того не желая, менеджеры вооружают козырями другую сторону договора, прописав в последнем те или иные «разумные» положения. Поэтому руководителям бизнеса не стоит забывать, что менеджер — не юрист.

Чтобы свести к минимуму или вообще нивелировать негатив в договорной работе, докладчик советует придерживаться основных принципов организации соответствующего процесса. В частности, регламентировать его в локальных нормативных актах предприятия, уделить внимание вопросам разграничения обязанностей сотрудников (в том числе их взаимозаменяемости), мотивации кад­рового состава компании, а также надлежащей организации договорного учета и отчетности.

Кроме того, чтобы сделать невозможным подписание поддельных документов, необходимо учитывать так называемый принцип фальсификации. В этом контексте адвокат советует субъектам хозяйствования мыслить, так сказать, от противного, а именно: смотреть на документы сквозь призму того, что контр­агенты в любом случае пытаются навязать что-то поддельное.

Последствия халатного отношения

Едва ли не самым важным условием организации эффективного договорного процесса является его регламентация в локальных нормативных актах компании. Эти документы, по мнению докладчика, должны соответствовать определенным признакам, в частности иметь «волевое содержание», носить официальный и общий характер. При этом компетенция субъектов, уполномоченных на принятие локальных нормативных актов, и процедура такого принятия должны определяться учредительными документами компании.

Вместе с тем указанные документы должны быть реалистичными и выполнимыми, соответствовать национальному законодательству и деловому обороту компании, этапу развития последней, ее целям и задачам. Термины и понятия, используемые в таких документах, должны быть едиными, а система локальных нормативных актов в целом — гибкой.

Все эти требования, на первый взгляд, понятны и просты. В то же время руководители бизнеса при составлении локальных документов нередко допускают ошибки. Наиболее типичная из них — непонимание или нечеткое определение того, кто является целевой аудиторией.

В народе шутя говорят, что юрист — это человек, который может написать трактат на 100 страниц и назвать его коротким. Учитывая это, В.Доценко подчеркивает, что не стоит перенасыщать документы мертвыми фразами, поскольку это засоряет мозг и не меняет сути локального нормативного акта. Адвокат рекомендует не включать в последний больше
10 пунктов, ведь сотрудники вряд ли станут читать слишком длинный и заумный документ, поскольку говорят на другом, отличающемся от того, который используют юристы, языке.

В то же время В.Доценко акцентировала внимание на последствиях несоблюдения правил разработки локальных документов. На практике результатом халатного отношения к указанным актам является непредсказуемость поведения сотрудников компании, их низкий уровень доверия к работодателю, недостаточная заинтересованность кадрового состава в длительном и производительном труде, неэффективное управление персоналом, трудности, связанные с применением к последнему определенных взысканий и поощрений.

Это также приводит к усилению ощущения, что на предприятии царит хаос. Поэтому руководителям, которые не хотят, чтобы возникла неуправляемая си­туация, не стоит жалеть ни временных, ни денежных, ни человеческих ресурсов для надлежащей регламентации договорной деятельности.

Проверка надежности

В любой договорной деятельности, как известно, участвует по меньшей мере две стороны. В этом контексте В.Доценко отмечает, что одно из необходимых условий обеспечения эффективной договорной работы на предприятии — проверка надежности контрагентов. Адвокат советует представителям бизнеса руководствоваться принципом «доверяй, но проверяй». В частности, не жалеть усилий для изучения информации о регистрационных данных контрагентов, их фактическом местонахождении и сведений органов статистики.

Кроме того, стоит изучить наличие (или же отсутствие) у контрагентов собственной недвижимости, долгосрочной аренды, транспортных средств и техники, ценных бумаг, авторских прав и т.п. Также целесообразно выяснить наличие уголовных производств в отношении контрагента и обременений, наложенных исполнительной службой.

Если речь идет о физическом лице — предпринимателе, не лишней будет информация о состоянии его здоровья (в случае серьезных проблем соответствующие данные имеются в органах опеки и попечительства).

Вместе с тем желательно отслеживать веб-сайт контрагента, а также нали­чие не только мобильной, но и стационарной связи.

Чтобы предотвратить финансовые потери, нужно не жалеть времени на изучение «судебной» истории контрагентов с помощью Единого государственного реестра судебных решений.

Конечно, «сканирование» всех контрагентов займет немало времени. Однако когда речь идет о заключении контрактов на суммы со многими нулями, результат того стоит.

«Сопутствующие» нюансы

Во время практикума В.Доценко остановилась на ошибках, допускаемых юристами при заключении хозяйственных договоров. Типичными недостатками, по ее словам, являются ненадлежащее оформление правочинов (отсутствие подписей, печатей и т.п.) и неуказание срока рассмот­рения контрагентом договора.

Кроме того, субъект хозяйствования могут ожидать неприятные последствия в случае несоставления сопутствующих договору документов. В этом контексте, по ее мнению, заслуживает внимания решение Хозяйственного суда Харьковской области от 17.12.2008 по делу №05/233-08. Данным вердиктом суд отказал в удовлетворении исковых требований относительно взыскания задолженности по договору поставки, отметив, помимо прочего, что «поскольку стороны не заключили спецификации к спорному договору, в которой должны быть указаны существенные условия договора поставки, и в расходных накладных отсутствуют ссылки на спорный договор, суд считает спорный договор незаключенным…» (номер решения в ЕГРСР — 2556081).

Кстати, не следует забывать и о ч.1 ст.83 Хозяйственного процессуального кодекса, в которой говорится о том, что суд, принимая решение, имеет право признать недействительным полностью или в определенной части связанный с предметом спора договор, противоречащий законодательству.

Более того, при заключении хозяйственных договоров целесообразно обратить внимание на постановление пленума Высшего хозяйственного суда «О некоторых вопросах признания правочинов (хозяйственных договоров) недействительными» от 29.05.2013 №11. В частности, в п.2.9 этого документа указано, что недействительными могут признаваться не только правочины, не соответствующие Гражданскому кодексу, но и нарушающие требования других законодательных актов, указов Президента, постановлений Кабмина, других нормативно-правовых актов, изданных государственными органами, в том числе ведомственных.

Так каким же должен быть надежный договор? По мнению В.Доценко, говорить о его надежности можно в случае, если соблюдена установленная форма, изложены все существенные условия, максимально прописаны возможные ситуации, до мелочей определены права и обязанности сторон, подтверждены правомочность и дееспособность лиц, подписавших договор, а также соблюдены меры безопасности (нивелируется возможность подделки документа).

Последнее слово — за практикой

В течение прошлого года ВХС принял ряд документов, призванных повлиять на судебную практику рассмотрения «договорной» категории споров. Так, субъектам хозяйствования стоит взять на вооружение обзорное письмо ВХС «О некоторых вопросах практики применения хозяйственными судами законодательства об ответственности за нарушение денежных обязательств» от 29.04.2013 №01-06/767/2013.

В документе, помимо прочего, подчеркивается, что уклонение должника от получения на предприятии связи письма, содержавшего требование о выполнении денежного обязательства (отказ от его получения, неявка на указанное предприятие после получения уведомления о поступлении заказного или ценного письма), не дает оснований считать требование непредъявленым.

Кстати, субъектам хозяйствования следует знать об официальном веб-сайте УГППС «Укрпочта», с помощью которого можно контролировать поступление корреспонденции адресату (в частности,
узнать, получил последний заказное письмо или нет).

В случае если вы вступили в борьбу с должником и имеете представителя в суде, может быть полезным такой инструмент, как адвокатский запрос. В нем, помимо прочего, В.Доценко советует сформулировать просьбу к руководству соответству­ющего узла почтовой связи о предоставлении информации относительно:

• вручения отправления адресату;

• того, сколько раз и когда (соответствующие даты) такому адресату сообщали о получении почтового отправления;

• получения адресатом в интересу­ющий вас период другой корреспонденции.

Представителям бизнеса, которые стремятся стопроцентно себя обезопасить, докладчик посоветовала включить в договор положения, согласно которым все письма, уведомления и другие документы, которые направляются одной стороной, считаются полученными другой стороной не позже чем через определенное количество дней с момента их отправления (стандартом по большей части является указание тридцатидневного срока).

Вместе с тем до недавнего времени спорным оставался вопрос относительно влияния условия договора о том, что он действует до полного выполнения обязательств, на увеличение исковой давности. Прояснил ситуацию ВХС, который в постановлении пленума «О некоторых вопросах практики применения исковой давности в решении хозяйственных споров» от 29.05.2013 №10 отметил, что условие заключенного сторонами договора о том, что он действует до полного выполнения обязательств, не является условием для увеличения исковой давности, поскольку последняя по своей правовой природе — определенный период времени, который начинается с конкретного дня и истекает тоже в определенный момент.

Кроме того, этим постановлением разъяснено, при каких условиях действия лица, свидетельствующие о признании им долга или другой обязанности, могут повлиять на срок исковой давности.

***

Безусловно, предусмотреть все «договорные» случаи невозможно. Однако если вы воспользуетесь советами экспертов относительно регламентации договорной деятельности на локальном уровне, проверки надежности контрагентов, особенностей заключения хозяйственных договоров, а также возьмете себе в помощники судебную практику, шансы построить эффективный договорной процесс будут максимальными, а вероятность финансовых потерь — минимальной.