На які документи апостиль не проставляється, роз’яснює Мін’юст

Для забезпечення юридичної сили виданих в Україні офіційних документів, за межами держави необхідно їх міжнародне засвідчення. Найпоширенішим механізмом такого засвідчення є проставлення апостиля.

Як роз’яснюють в Міністерстві юстиції, апостиль — це спеціальний штамп, який підтверджує легітимність офіційного документа відповідно до положень Гаазької конвенції. Його наявність засвідчує справжність підпису посадової особи, її службовий статус, а також автентичність відбитку печатки або штампу на ньому, інформує «Закон і Бізнес».

Завдяки проставленню апостиля офіційні документи визнаються на території держав, що приєдналися до Гаазької конвенції, без необхідності проходження процедури консульської легалізації, що суттєво спрощує їх міжнародний обіг.

Однак, зауважили в Мін’юсті, не на всіх документах можна проставити апостиль. Так, згідно з Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну, Мін’юсту від 17.03.2023 №125/209/293/139/999/5 (зареєстрований у Мін’юсті 21.03.2023 за №478/39534) апостиль не проставляється на:

оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України;

оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус;

військових квитках;

трудових книжках;

дозволах на носіння зброї;

свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах);

інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України.

Ці документи можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.

Також не апостилюють оригінали, копії (фотокопії) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документи, що мають характер листування.

Не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.

Копію (фотокопію) документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану або засвідченену в установленому порядку на території України копію (фотокопію) такого документа з перекладом дозволено апостилювати лише за умови попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналу цього документа.

Як нагадують в міністерстві, наразі засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів (Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Мін’юсту від 22.02.2012 №296/5, зареєстрований у Мін’юсті 22.02.2012 за № 282/20595, зі змінами).

Крім того, законодавством не передбачено проставлення апостиля на інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно. Згідно з п.3 Порядку надання інформації із Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженого постановою КМУ від 25.12.2015 №1127 (зі змінами), така інформація надається на аркушах паперу форматом А4 без використання спеціальних бланків, проставлення підпису надавачем інформації з ДРП та/або печатки. Для проставлення апостиля на документі, який підтверджує майновий стан, та для використання його за кордоном, можливо звернутися до будь-якого державного або приватного нотаріуса за оформленням відповідної заяви/ афідевіту.

Правила не поширюються:

на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред’являються в державах їх акредитації;

на офіційні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Також, нагадується, що відповідно до постанови КМУ від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» (із змінами і доповненнями) Міністерству юстиції надано повноваження на проставлення апостиля на документах, які видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.

Закон і Бізнес