Однобокі перспективи

Можливості та недоліки запровадження електронного документообігу в Україні

Хоча цифровізація активно впроваджується Україною у різних сферах, до взаємовизнання із міжнародними партнерами ще далеко. Така дружба коштує задорого, тож доводиться йти на поступки. Між тим бізнес активно запроваджує ЕДО.

До суб’єкта ще рости

Асоціація IT Ukraine провела захід, присвячений питанням щодо запровадження електронного документообігу в IT-компаніях.

Юрист та позаштатний радник комітету Верховної Ради з питань цифрової трансформації Лілія Олексюк представила спільний робочий план співпраці між ЄС та Україною щодо електронних довірчих послуг з перспективою укладання можливої угоди, яка повинна базуватися на наближенні до законодавства та стандартів ЄС. І виявилося, що в цьому руху України на шляху до цифровізації не все так райдужно, як може здатись на перший погляд. Так, насамперед початково йшлося про взаємне визнання таких довірчих послуг, однак нинішня ситуація винудила Нацбанк в односторонньому порядку визнати електронні довірчі послуги в банківській сфері. Особливо радіти з цього приводу не доводиться, адже така ситуація вкотре демонструє те, що Україна в подібних угодах не виступає як повноцінний суб’єкт.

Сьогодні ситуація виглядає так, що представники української сторони за власний рахунок мають зробити оцінку відповідності і на виході отримати два європейські документи. На практиці ж для оцінки такої відповідності потрібно підготувати 3 пакети документів та за розрахунками, до прикладу, польського регулятора, сплатити близько 20 тис. євро за цю оцінку.

Але це лише верхівка айсбергу, адже на сьогодні в українському законодавстві є достатньо дірок, які не дозволяють рухатись вперед до взаємного визнання електронних довірчих послуг і ці прогалини чекають на своє вирішення. Серед них і віднаходження відповіді на питання про те, на якому етапі електронній данні стають електронним документом.

За словами іншого спікера, окреме наріжне каміння міститься і у спробах поєднати перехід на електронне діловодство і все ще існуючі правила ведення діловодства і створення архівів. Адже йдеться й про документи, для яких передбачено 75 років архівного зберігання. До речі, процедура передачі таких документів до архіву і на сьогодні виглядає не як роздрукування електронного документа із накладеним на нього електронними підписом та печаткою, а у створенні окремого паперового в усіх розуміннях та «канонах» документа.

Таким чином, хоча нові закони надають ряд нових можливостей, поруч із цим накази стримують прагнення до новизни і вимагають слідування традиціям.

Бізнес та ЕДО

Про особливості правового регулювання електронного документообігу в бізнесі розповів адвокат, радник та керівник практики корпоративного права та M&A юридичної фірми GOLAW Олександр Мельник. Так, спікер дав короткий екскурс відповідного законодавчого регулювання. Насправді, електронний документообіг запрацював ще в 2003 році разом із введенням в дію закону «Про електронні документи та електронний документообіг». Однак повноцінно почав отримувати втілення на практиці із прийняттям законів «Про електронну комерцію» та «Про електронні довірчі послуги».

Сферами використання такого документообігу на сьогодні є господарські та цивільні відносини, електронний суд та електронний уряд,  Bank/Mobile ID, а також звітність та взаємодія з державними органами та внутрішній документообіг. Однак все ще залишаються деякі технічні обмеження у застосуванні ЕДО для нотаріального посвідчення електронних договорів, правочинів; вчинення виконавчого напису нотаріуса; державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень; окремих реєстраційних дій як-то реєстрації ТОВ не на підставі модельного статуту; зовнішньоекономічної діяльності.

До ризиків та недоліків такого способу ведення документообігу О.Мельник відніс неможливість укладення ЗЕД-контракту та підписання документів із нерезидентами, оскільки, як вже йшлося вище, на сьогодні не існує жодного міжнародного договору про взаємне визнання електронних довірчих послуг. Тож на практиці компанії використовують переважно спрощені методи укладення договорів.

Також недоліком є неможливість використання ЕДО із контрагентом, який не перейшов на ЕДО чи використовує іншу систему. Також невирішеним питанням є момент набрання чинності електронними документами, зокрема первинною документацією. І, як і щодо будь-якого впровадження цифровізації, актуальним залишається питання безпеки даних. Та все ж, зазначив спікер, хоча електронні документи чи ключ для їх підписання можна втратити, але недоліків у ЕДО все ж менше, ніж переваг.

Порівнюючи паперовий та електронний документи, адвокат нагадав, що ці документи мають однакову юридичну силу і мають зберігатися впродовж однакових строків. Однак якщо електронний документ роздрукувати та підписати паперовий варіант, то вони обидва вважаються оригіналами, якщо не підписати – паперовий вважається електронною копією. Окрім того, для того, аби мати статус документа, до нього має бути застосований ЕЦП або КЕП. Такий електронний документ може бути розісланий кільком суб’єктам і зберігатися на кількох носіях.

Також О.Мельник розповів про види електронних підписів — удосконалений ЕП та кваліфікований ЕП. В чому ж полягає різниця між ними?

У КЕП ключ розміщується на захищеному засобі (носії). КЕП має вищий рівень довіри, ніж удосконалений ЕП та прирівнюється до звичайного (власноручного) підпису (ч.4 ст.18 закону №2155). В УЕП застосовується особистий ключ, який однозначно пов’язаний з підписувачем і дає змогу його електронної ідентифікації.  Цікаво, що згаданий раніше закон окремо не виділяє таку категорію користувачів електронних довірчих послуг як фізична особа-підприємець, тож така особа може використовувати особистий електронний підпис.

А ось електронна печатка є необов’язковою для отримання, навіть якщо у підприємства є печатка, якою воно затверджує паперові документи. Адже для створення електронного документа достатньо мати КЕП. Порядок отримання і застосування електронної печатки, а також вимоги до неї такі ж самі як і для КЕП. Як правила така печатка накладається поверх ЕП. Однак якщо законодавство вимагає використання КЕП, то й електронна печатка теж має бути кваліфікована, тобто зберігатися на захищеному носії.

Порядок накладання КЕП для юридичних осіб передбачає наступні кроки: спочатку накладення ЕП головного бухгалтера, потім ЕП керівника і в останню чергу електронної печатки, якщо вона використовується. Якщо посада головного бухгалтера відсутня, то накладання ЕП починається із керівника.

Відповідаючи на питання, що ж обрати — КЕП чи УЕП, слід врахувати, що на період дії воєнного стану та протягом 6 місяців з дня його припинення чи скасування дозволяється використання електронних підписів чи печаток (УЕП) для здійснення електронної взаємодії, електронної ідентифікації та автентифікації фізичних, юридичних осіб і представників юридичних осіб у разі, коли законодавством передбачено використання виключно кваліфікованих електронних підписів чи печаток (постанова КМУ від 17.03.2022 №300).

Наприкінці виступу О.Мельник озвучив кроки, необхідні для запровадження ЕДО у компанії. Для початку слід обрати програмне забезпечення для ЕДО, розробити та затвердити інструкцію (положення) про ЕДО. Далі слід отримати КЕП та повідомити контрагентів та укласти з ними додаткові угоди про ЕДО. Наостанок варто провести навчання персоналу щодо використання ЕДО.

Закон і Бізнес