Судья сменил фамилию: можно ли пользоваться «старым» КЭП — алгоритм действий от РСУ

Никакие чрезвычайные события, военные действия, политические решения или тем более факторы, носящие чисто формально-технический характер, не могут быть основанием для приостановления осуществления правосудия.

На это обратила внимание Рада судей, принимая решение №53 относительно алгоритма действий в случае смены судьей фамилии, информирует «Закон и Бизнес».

Дело в том, что в случае смены фамилии (например, после брака) судья сталкивается с необходимостью обновления персональных данных в документах, в частности в паспорте и КЭП. Поэтому можно сделать вывод, что сертификат открытого ключа, выданный на старую фамилию, теряет свою актуальность после юридического изменения фамилии.

Однако РСУ подчеркнула, что правосудие является непрерывным процессом осуществления судебной власти, а смена фамилии после государственной регистрации брака по своей сути является лишь формально-техническим обстоятельством, для решения которого требуется определенный промежуток времени.

Поэтому члены РСУ пришли к выводу, что к моменту получения нового паспорта и нового КЭП судья может временно использовать действующую квалифицированную электронную подпись, выданную по предварительной фамилии, при условии, что сертификат остается в силе, он не отозван и срок его действия не истек.

Рада суддів України

РІШЕННЯ

13 листопада 2025 року                м. Київ             №53

Щодо алгоритму дій у разі зміни суддею прізвища

Суддя здійснює правосуддя на основі своєї правосуб’єктності та функцій, визначених законодавством України. Важливим інструментом для виконання судових повноважень є кваліфікований електронний підпис (КЕП), який суддя використовує для підписання судових актів і забезпечення легітимності електронних документів у системах судового обігу, таких як ЄСІТС.

Проте, у випадку зміни прізвища (наприклад, після шлюбу), суддя стикається з необхідністю оновлення персональних даних у документах, зокрема у паспорті та КЕП.

Так, відповідно до ст.35 Сімейного кодексу, після державної реєстрації шлюбу подружжя має право обрати прізвище одного з подружжя як спільне або залишити своє дошлюбне прізвище, або приєднати до свого прізвища прізвище другого з подружжя.

Згідно зі ст.294 Цивільного кодексу, фізична особа має право на ім’я, що включає прізвище, власне ім’я та по батькові, а також має право змінити його у встановленому законом порядку.

Відповідно до ст.295 ЦК, фізична особа, яка змінила ім’я, зобов’язана повідомити про це своїх кредиторів, боржників та інші органи, установи й організації, що ведуть облік фізичних осіб або мають щодо неї юридично значимі дані.

Згідно із законом «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» (зокрема, стст.9, 10, 14), державна реєстрація шлюбу є підставою для внесення змін до актового запису цивільного стану, у тому числі щодо прізвища особи, та видачі відповідного свідоцтва.

Відповідно до Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, особа, яка змінила прізвище, зобов’язана протягом місяця після державної реєстрації шлюбу звернутися для заміни паспорта громадянина України.

Одночасно, Положення про порядок функціонування окремих підсистем ЄСІТС (затверджене рішенням ВРП від 17.08.2021 №1845/0/15-21) визначає, що документи, створені в ЄСІТС, підписуються КЕП, а суддя зобов'язаний здійснювати свої повноваження в ЄСІТС за допомогою чинного КЕП.

Пунктом 1 ч.2 ст.22 закону «Про електронні довірчі послуги» визначено, що ідентифікація особи під час формування кваліфікованого сертифіката відкритого ключа здійснюється на підставі перевірених ідентифікаційних даних особи.

Ідентифікаційні дані особи складають сукупність унікальних відомостей, які дозволяють однозначно встановити особу. Зокрема для фізичної особи такими даними є

прізвище, ім'я та по батькові (за наявності);

дата народження;

паспортні дані (серія, номер, орган видачі, дата видачі);

відомості про громадянство;

місце проживання або перебування;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) або відмітка в паспорті про відмову від його отримання;

унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності).

Так, виходячи з аналізу викладеного, в разі зміни суддею прізвища можна дійти висновку, що сертифікат відкритого ключа, виданий на старе прізвище, втрачає свою актуальність після юридичної зміни прізвища.

Проте, Рада суддів констатує, що зміна прізвища після державної реєстрації шлюбу за своєю суттю є лише формально-технічною обставиною, для вирішення якої потрібен певний проміжок часу і полягає у необхідності оновлення всіх документів, що містять ідентифікаційні дані особи, у тому числі КЕП.

Відповідно впродовж цього проміжку часу, незважаючи на те, що зміна прізвища після державної реєстрації шлюбу зберігає безперервність повноважень і не змінює правосуб’єктність судді як посадової особи, уповноваженої на здійснення правосуддя, а лише змінює ідентифікаційні персональні дані, фактично суддя позбавляється можливості користуватися оновленим електронним підписом, як наслідок виникає реальна загроза зупинення роботи судді в ЄСІТС, а відтак і здійснювати правосуддя.

РСУ вважає, що оновлення КЕП та інших ідентифікаційних даних є необхідною технічною вимогою, пов’язаною з адміністративним веденням документації, яка не може впливати на можливість здійснення судочинства як такого, якщо ідентифікація судді можлива іншим підтвердженим способом, зокрема кваліфікованим електронним підписом, виданим на попереднє прізвище, за умови, що сертифікат КЕП залишається чинним.

Одночасно, РСУ звертає увагу, що правосуддя є безперервним процесом здійснення судової влади і жодні надзвичайні події, воєнні дії, політичні рішення чи тим паче фактори, які носять суто формально-технічний характер не можуть бути підставою для зупинення здійснення правосуддя.

Крім того, відповідно до ст.126 Конституції, ст.119 закону «Про судоустрій і статус суддів», повноваження судді не припиняються через зміну персональних даних (зокрема, прізвища).

Відповідно до ст. 6 Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод, (ратифікована законом від 17.07.1997 №475/97-ВР), з поправками, внесеними відповідно до положень Протоколів №№11, 14 та 15 з Протоколами №№1, 4, 6, 7, 12, 13 та 16, ст.129 Конституції, держава повинна гарантувати право кожного на суд у «розумний строк». У зв’язку з цим РСУ переконана, що зупинення правосуддя через формально-технічні чи будь-які інші причини буде суперечити цим принципам.

З огляду на вищезазначене, РСУ вважає, що до моменту отримання нового паспорта і нового КЕП суддя може тимчасово використовувати чинний кваліфікований електронний підпис, виданий на попереднє прізвище, за умови, що сертифікат залишається чинним, він не відкликаний та строк його дії не закінчився. Таке застосування КЕП не порушує вимоги законодавства і спрямоване саме на забезпечення безперервності здійснення правосуддя та стабільності документообігу в судах.

Заслухавши та обговоривши інформацію голови РСУ Моніча Б.С. щодо алгоритму дій у разі зміни суддею прізвища (укладання/розірвання шлюбу, зміна особистих даних, тощо), відповідно до ст.133 закону «Про судоустрій і статус суддів» та Положення про Раду суддів України, затвердженого рішенням позачергового X з’їзду суддів 16.09.2010 (зі змінами), Рада суддів

вирішила:

1. Звернути увагу, що у період між державною реєстрацією шлюбу та отриманням документів, необхідних для оформлення нового кваліфікованого електронного підпису, суддя не втрачає свою правосуб’єктність, залишається тією самою фізичною особою, уповноваженою на здійснення правосуддя і відповідно до моменту оформлення нового КЕП, має право тимчасово використовувати чинний КЕП, виданий на попереднє прізвище, якщо сертифікат не відкликано та строк його дії не сплинув.

2. Відповідно до закону «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» після отримання відповідного свідоцтво у відділі ДРАЦС, зокрема у разі зміни суддею прізвища, РСУ рекомендує дотримуватися наступного алгоритму дій:

письмово повідомити керівника апарату суду (кадрову службу суду), відповідне територіальне управління ДСАУ, ДП ІСС та адміністратора підсистеми «Електронний суд» про факт зміни прізвища та намір оформити новий КЕП;

звернутися до ЦНАП або ДМС для отримання нового паспорта громадянина України (ID-картки);

після отримання нового паспорта звернутися за встановленою формою (№1ДР) до податкової інспекції за місцем реєстрації або через ЦНАП для отримання картки платника податків (РНОКПП) із оновленим прізвищем;

для отримання нового сертифіката КЕП на оновлене прізвище, звернутися до акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК) (при ДСАУ, ІДД Мін’юсту або іншому державному органі).

Голова                                                 Богдан Моніч

Закон і Бізнес