Как нотариально удостоверить верность копий документов

Не всегда для решения юридических, административных или других вопросов нужно подавать оригинал документа – иногда достаточно копии или в определенных случаях выписки из него, удостоверенной в установленном порядке.

Об этом сообщает «Закон и Бизнес» со ссылкой на Минюст.

Удостоверение верности копии документа или выписки из него – это процедура, подтверждающая, что они соответствуют оригиналу или его части. Такие документы обладают юридической силой и могут использоваться в официальных правоотношениях вместо оригинала.

Удостоверение верности копий документов

Согласно статье 75 закона «О нотариате» нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления и должностные лица консульских учреждений Украины, совершающие нотариальные действия, удостоверяют верность копий документов, выданных юридическими лицами, при условии, что эти документы не противоречат закону, имеют юридическое значение и удостоверение верности их копий.

При подготовке к свидетельству верности копий документов и выписок из них нотариус и другие уполномоченные законодательством лица обязаны лично сверить с оригиналом документа копию или выписку из документа, верность которых они свидетельствуют.

Удостоверение верности копий документов и выписок из них осуществляется по устному обращению заинтересованного лица.

Пунктом 3 главы 7 раздела ІІ Порядка совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденного приказом Министерства юстиции от 22.02.2012 № 296/5, определены следующие условия удостоверения верности копий документов:

- верность копий документов, выданных юридическими лицами, удостоверяется при условии, что эти документы не противоречат закону, имеют юридическое значение и удостоверение верности их копий не запрещено законом;

- удостоверение копий официальных документов, которые выдаются органами регистрации актов гражданского состояния и будут использоваться за рубежом, нотариусами осуществляется только после предварительной легализации (консульской легализации или проставления апостиля) оригиналов этих документов;

- верность копии документа, выданного физическим лицом, удостоверяется в тех случаях, когда подлинность подписи физического лица на оригинале этого документа заверена нотариусом или должностным лицом соответствующего органа местного самоуправления или по месту работы, учебы, проживания или лечения физического лица.

Не допускается удостоверение верности копии документа, из которого соответствующие учреждения выдают оригинал документа (справки о рождении ребенка, справки о смерти и т.д.).

По требованию физических или юридических лиц, в отношении которых совершалось нотариальное действие, нотариусы вправе выдавать копии документов, хранящихся в делах государственной нотариальной конторы, нотариального архива или частного нотариуса.

Удостоверение верности копии из копии документа

Законодательством предусмотрена возможность удостоверить верность копии из копии документа. Согласно статье 76 Закона верность копии с копии документа может быть удостоверена нотариусом, должностным лицом органа местного самоуправления, должностным лицом консульского учреждения Украины, если верность копии удостоверена в нотариальном порядке или если эта копия выдана юридическим лицом, выдавшим оригинал документа. В таком случае копия документа должна быть изложена на бланке этого юридического лица с отметкой, что оригинал документа находится у этого юридического лица.

В соответствии с подпунктом 4.3 пункта 4 главы 7 раздела II Порядка верность копии из копии решения суда (извлечение из него) может быть удостоверена нотариусом при наличии отметки о том, что это решение вступило в законную силу, и при наличии отметки о том, что оригинал решения содержится в делах суда, который выдал.

Удостоверение верности выписки из документа

Верность выписки может быть удостоверена только в том случае, если она сделана из документа, в котором содержатся решения нескольких не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Удостоверение верности выписки из документа производится по правилам, предусмотренным статьями 75 и 76 настоящего закона (статья 77 закона).

Согласно подпункту 5.3 пункта 5 главы 7 раздела II Порядка при изготовлении выписки из многостраничного документа обязательно воспроизводится текст первой и последней страниц, позволяющих идентифицировать документ, верность выписки из которого удостоверяется.

Фотокопия-извлечение из многостраничного документа удостоверяется по правилам удостоверения верности копий с учетом положений, установленных в подпункте 5.3 пункта 5 главы 7 раздела II Порядка, с указанием сведений об общем количестве страниц, содержащих оригинал документа, и перечня страниц, из которых сделана следующая.

Закон і Бізнес