Автентифікація документів

Шість нотаріальних послуг, які в Португалії можуть надавати адвокати

У Португалії на 10,5 мільйона населення припадає лише близько 400 нотаріальних контор, тому частину дій дозволили виконувати адвокатам. Для українців, які живуть тут через війну, це важлива підказка, до кого звертатися по документи.

У 2006 році в Португалії стартувала державна програма Simplex, мета якої — спростити бюрократичні процедури та перевести якомога більше послуг у спрощені й електронні форми. Одним з її наслідків стало те, що оформлення деяких важливих документів (зокрема договорів купівлі-продажу нерухомості та довіреностей) дозволили здійснювати не лише нотаріусам у формі публічного акта, а й адвокатам у формі автентифікованого приватного документа.

Відповідні повноваження адвокатів були закріплені, зокрема, ст.38 декрету-закону від 29.03.2006 №76-A/2006, зміненою декретом-законом від 17.01.2007 №8/2007, а також декретом-законом від 4.07.2008 №116/2008, який дозволив здійснювати операції з нерухомістю за принципом «єдиного вікна» на підставі засвідченого приватного документа.

Окремо в країні діє державна установа «Інститут нотаріусів та регістрів», де працюють державні нотаріуси. Вони зосереджені не на посвідченні приватних правочинів, а на загальнонаціональних послугах: оформленні карток громадянина, паспортів, громадянства, реєстрації актів цивільного стану, майна, транспортних засобів, судів, комерційних та корпоративних організацій.

Але виключно нотаріуси мають право посвідчувати заповіти, спадщину, протести, встановлення фактів.

У цьому контексті важливо розрізняти два ключові поняття. Escritura Pública (публічний акт) — це традиційна форма нотаріального оформлення, яку складає лише нотаріус. Він діє як носій делегованих публічних повноважень, забезпечує «публічну віру» акта, а оригінал зберігається в національному архіві; на документі ставиться рельєфна печатка нотаріуса з державним гербом.

Documento Particular Autenticado (автентифікований приватний документ) — це документ, який спочатку є приватним (складений сторонами), але набуває такої ж юридичної сили, як і публічний акт, завдяки процедурі аутентифікації, проведеній уповноваженою особою — адвокатом; оригінал зберігається в архіві адвоката, а на документі проставляється його печатка з номером професійного свідоцтва.

Для практики це означає, що для правочинів з нерухомістю та довіреностей, які потребують офіційного завірення для третіх осіб та реєстрації, можна обрати один із двох рівнозначних за силою шляхів: звернутися до нотаріуса й оформити Escritura Pública або звернутися до адвоката й оформити Documento Particular Autenticado.

Кожний з цих документів має однакову юридичну силу і дозволяє зареєструвати перехід права власності в Реєстрі нерухомості Португалії. В Португальській Республіці ні приватні нотаріуси, ні адвокати не мають доступу до реєстрів, перехід права власності реєструють тільки державні нотаріуси на підставі вищезгаданих документів.

У межах цієї моделі закон і наділяє адвокатів, зареєстрованих в Ордені адвокатів Португалії, низкою конкретних повноважень з посвідчення документів, які далі розглядаються окремо.

1. Підтвердження справжності особистих документів. Адвокати можуть посвідчувати справжність приватних документів, надавши їм таку ж юридичну силу, як і публічним  актам. Ця практика широко використовується в договорах купівлі-продажу, оренди, дарування та інших юридичних угодах, особливо пов’язаних із нерухомістю.

Посвідчення справжності адвокатами гарантує, що документ має повну доказову силу та може бути поданий до органів реєстрації прав власності та інших державних органів. Посвідчення справжності приватних документів включає в собі складання актів, які засвідчують справжність, — офіційного акта, в якому адвокат підтверджує особистості сторін і дійсність змісту документа. Цей захід забезпечує правову визначеність процесу та в багатьох випадках усуває необхідність нотаріального втручання нотаріусами.

2. Розпізнавання підпису. Адвокати також можуть посвідчити справжність підписів, що є необхідною умовою для гарантування справжності договорів та довіреностей. Залежно від необхідності, засвідчення може бути простим або зі спеціальними відмітками. При простому посвідчені адвокат засвідчує відповідність того підпису, що міститься у пред’явленому документі, що засвідчує особу.

При завіренні зі спеціальними відмітками можна включити додаткову інформацію, наприклад, статус представника підписанта або про інші обставини. Ця послуга широко використовується під час оформлення договорів купівлі-продажу, угод купівлі-продажу, угод з нерухомістю, декларацій про відповідальність та інших документів, які потребують підтвердження справжності підпису.

3. Засвідчення фотокопій. Ще одна нотаріальна послуга, яку надають адвокати, — це засвідчення фотокопій, що підтверджує точну відповідність копії оригіналу. Ця послуга має велике значення у судових, адміністративних та ділових процесах, де часто потрібне подання засвідчених документів.

Засвідчення фотокопій — практичне рішення для тих, кому необхідно подавати документи до різних установ, таких як РАГСи, банки чи суди, гарантуючи, що завірені копії мають таку саму силу, як і оригінали. На відміну від українського законодавства, адвокат в Португалії не може посвідчити копії документів у судових справах, які він веде. Копії цих документів повинен посвідчити інший адвокат або нотаріус, який не бере участі в цій справі.

4. Довіреності. Адвокати можуть складати, посвідчувати та завіряти довіреності — документи, за допомогою яких одна особа (довіритель) надає повноваження представництва іншій особі (представнику). Довіреності є найважливішими інструментами у комерційних угодах та угодах з нерухомістю, а також у судочинстві, дозволяючи представнику діяти від імені довірителя у різних діях.

Відповідно ст.116 Нотаріального кодексу Португалії довіреності, що потребують нотаріального посвідчення, можуть бути оформлені публічним актом або приватними актами: письмовим документом, підписаним у присутності нотаріуса або адвоката, підписаним довірителем з особистим розпізнаванням почерку та підпису (це коли довіритель складає особисто документ та його підписує в присутності нотаріуса або адвоката), або шляхом аутентифікації документа з підписом довірителя, який було надано нотаріусу чи адвокату довірителем (при аутентифікації документу довіритель в підтвердження своїх намірів надати довіреність певній довіреній особі ставить свій підпис поруч із нотаріусом або адвокатом при нотаріальному посвідченні документа).

Відповідно до ст.363 Цивільного кодексу та ст.150 Нотаріального кодексу приватні документи вважаються завіреними, якщо сторони підтверджують їх у присутності нотаріуса або адвоката за допомогою письмового підтвердження цього посвідчення.

Незважаючи на те, яким способом було посвідчено довіреності, вони мають однакову юридичну силу. Але в ст.116 Нотаріального кодексу є зауваження, що безвідкличні довіреності можуть бути посвідчені тільки публічним актом, який може посвідчити виключно нотаріус.

Довіреності в Португалії на відміну від України можуть бути безстроковими або мати термін дії.

Особа довірителя відповідно до ст.48 Нотаріального кодексу може бути засвідчена одним із наступних способів:

а) з особистого ознайомлення нотаріуса;

б) по пред’явленню посвідчення особи, рівнозначного документа або посвідчення водія, виданого компетентним органом однієї з країн Європейського Союзу;

в) по предʼявленню паспорта;

г) за заявою двох поручителів, особу яких нотаріус перевірив одним із способів, передбачених у попередніх пунктах, із зазначенням використаних засобів ідентифікації.

Документ, дані якого не збігаються з ідентифікаційними даними, наданими заінтересованою особою, або термін дії якого минув, не приймається для посвідчення особи.

У нотаріальних діях мають бути зазначені номер та дата документів, поданих для посвідчення особи кожного довірителя, а також орган, який видав ці документи (такі данні можуть бути вписані в текст довіреності).

Перевірити нотаріально посвідчену довіреність адвокатом Португалії можна в нотаріальному реєстрі Ордена адвокатів Португалії за  реєстраційним номером, який вказаний на нотаріальному посвідчені довіреності.

5. Документи, пов’язані з нерухомістю. Посвідчення справжності приватних документів, пов’язаних з угодами з нерухомістю, є однією з найважливіших функцій, що виконуються адвокатами в нотаріальній сфері. Закон дозволяє адвокатам оформляти угоди з нерухомістю, такі як договори купівлі-продажу, які засвідчують справжність приватних документів, замінюючи традиційний публічний нотаріальний акт.

Ця процедура має таку ж юридичну силу, як і нотаріальний акт, забезпечуючи велику гнучкість в угодах з нерухомістю. Ці документи, поряд із супровідними документами, мають бути розміщені в електронному вигляді на таких платформах, як система Predial Online. Електронне депонування, яке здійснюється адвокатом, є умовою дійсності угод з нерухомістю, гарантуючи, що весь процес здійснюється відповідно до вимог законодавства.

6. Засвідчення перекладу. Переклад офіційних документів, що особливо потребують нотаріального завірення, також може бути виконаний адвокатами. Це включає переклад контрактів, дипломів, сертифікатів та інших документів.

Нотаріальне засвідчення перекладу гарантує відповідність змісту перекладеного документа оригіналу, що надає йому юридичної чинності як у Португалії, і там. Ця послуга є незамінною для імміграційних процесів, міжнародного бізнесу та інших ситуацій, де потрібен нотаріальний переклад.

Прокуратурою Республіки Португалія (Procuradoria-Geral da República) засвідчується підписом Генерального Прокурора Республіки (o Procurador-Geral da República (artigo 2.º/1, Decreto-Lei n.º 86/2009, de 3 de abril), рельєфною печаткою Прокуратури Республіки та скріплюється документи сургучною печаткою чорного кольору.

Отже, звернення до адвоката, який має право вчиняти нотаріальні (у розумінні португальського законодавства) дії, має низку практичних переваг як з точки зору зручності, так і з позиції правової визначеності:

гнучкість процесу: адвокати можуть виконувати ці дії швидко та ефективно, без необхідності тривалих візитів до нотаріальних контор, що значно скорочує час, необхідний для оформлення угод;

юридична безпека: адвокати є кваліфікованими фахівцями з глибоким знанням законодавства, тому забезпечують дотримання усіх необхідних формальних вимог. Це підвищує рівень захищеності клієнта;

централізація послуг: клієнт може вирішити різні юридичні питання в одному місці — від підготовки тексту договору до його посвідчення чи засвідчення підпису або копії документа.

юридична сила: в межах компетенції, визначеної законом, дії з посвідчення документів, які здійснюють адвокати, мають таку саму юридичну силу, як і відповідні дії нотаріусів. Засвідчені документи, посвідчені довіреності, визнані підписи чи завірені копії приймаються державними органами, банками, реєстрами та приватними установами Португалії.

Тож вчинення таких дій адвокатами є ефективною та надійною альтернативою зверненню до нотаріальних контор. Для тих, кому потрібно посвідчити справжність документів, довіреності, визнати підпис та завірити копію, звернення до адвоката, який спеціалізується на цих процедурах, часто є більш практичним та ефективним рішенням, що забезпечує безпечне й відносно швидке виконання всіх юридичних формальностей.

Закон і Бізнес