Особливості опрацювання та надсилання вихідних документів у суді — 7ААС

Офіційне листування у Сьомому ААС пріоритетно здійснюється за допомогою засобів електронної пошти, шляхом обміну електронними документами, скріпленими кваліфікованим електронним підписом.

Про це розповіли «ЗіБ» у відділі надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства Сьомого апеляційного адміністративного суду.

Адже такий формат є оптимальним у сучасних умовах, адже дозволяє направляти кореспонденцію швидко та водночас фінансово вигідно.

Зазначається, що відправка вихідної кореспонденції може здійснювати різними способами: поштовим та електронним зв’язками, кур’єрською доставкою або органами спеціального зв’язку.

Одним із найважливіших аспектів при відправці вихідних документів є присвоєння унікального вихідного номера, оскільки відправлення або передача вихідних документів без реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду не допускається. Для кожного документа автоматично формується його вихідний номер у комп’ютерній програмі «Діловодство спеціалізованого суду».

Алгоритм формування у КП ДСС унікального вихідного номера документа такий:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням номера за порядком і поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатурної справи суду, в якій зберігаються матеріали, із зазначенням номера за порядком документа і поточного року.

Як зауважили у Сьомому ААС, обов’язковою вимогою надсилання вихідних документів електронною поштою є підписання такого документа кваліфікованим електронним підписом.

Так, під час прийому від виконавців вихідних документів працівники відділу діловодства обов'язково перевіряють:

правильність оформлення документа, розміщення у ньому всіх необхідних реквізитів;

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність візування на копії вихідного документа, що залишається у номенклатурних справах;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

У разі виявлення недоліків, відділ діловодства повертає документ виконавцю для доопрацювання, оскільки відповідальність за правильність зазначення реквізитів на вихідних документах несе виконавець документа.

Якщо документ підготовлений у двох примірниках, один — направляється адресату, а інший примірник документів із візами, на якому обов’язково ставиться реєстраційна позначка, передається до відповідних структурних підрозділів 7ААС для зберігання згідно з номенклатурою справ.

Кожний документ підписується посадовою особою із зазначенням посади, імені та прізвища. Також на всіх вихідних документах, що надсилаються, обов'язково вказується дата.

Також обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа тощо).

Підготовку процесуальних документів суду до відправки здійснює відповідальний працівник суду або канцелярія.

Закон і Бізнес