Новый друг лучше старых двух?

Инструкция по делопроизводству наладит отношения между разными инстанциями

Общие суды наконец дождались появления новой инструкции по делопроизводству. Этот правовой продукт адаптирован к нормам Уголовного процессуального кодекса и техническим инновациям, таким как видео-конференц-связь и проект «Электронный суд». Однако самое главное, по-видимому, то, что новый документ унифицировал делопроизводство в судах разных инстанций. Выясним, пойдет ли это на пользу судопроизводству.

Системный учет: времени мало

Прежде всего новая Инструкция по делопроизводству в местных общих судах, апелляционных судах областей, апелляционных судах городов Киева и Севастополя, Апелляционном суде Автономной Республики Крым и Высшем специализированном суде по рассмот­рению гражданских и уголовных дел предусматривает автоматизированную систему документооборота. Это предопределено тем, что в Стратегическом плане развития судебной власти Украины на 2013—2015 годы в качестве одной из задач предусмотрено «инновационное использование технологий и совершенствование судебных процедур». Именно в рамках реализации этого тезиса на протяжении года проводилось совершенствование программного обеспечения автоматизированной системы делопроизводства. И хотя инструкция уже используется, электронный документооборот работает, процесс приведения в соответствие программного обеспечения и интеграции используемых в судебной системе программных продуктов, в частности программы электронного делопроизводства Д-3, еще продолжается.

Обязанности по ведению делопроизводства распределены между работниками аппарата таким образом, что судья не выполняет функции, прямо не касающие­ся осуществления правосудия. Правда, автоматизированная система делопроизводства суда не отменяет бумажные формы отчетности, однако электронному виду документов придается особое значение.

Очевидно, такая автоматизация усиливает контроль за поступлением и исполнением процессуальных документов. Это так называемая профилактика потери бумаг или отсрочки исполнения судебного акта. Ведь согласно новой инструкции в автоматизированной системе указывается и срок исполнения. Это, кстати, касается как процессуальных, так и непроцессуальных документов.

Усилен контроль и за отправкой судами корреспонденции. Так, согласно п.7.1 инструкции вся исходящая корреспонденция принимается, проверяется и отправляется по почте, посредством фельдъ­егерской или телеграфной связи, по факсу или с помощью других средств, обеспечивающих фиксацию сообщения об отправке, либо передается нарочным службы делопроизводства (ответственным работником или соответствующим структурным подразделением) после регистрации в АСДС. Однако в результате такой повальной регистрации документов, суды сталкиваются с проблемами — загруженностью службы делопроизводства и задержками с отправкой документов участникам судебного производства. Ведь в случае введения централизованной регистрации всей корреспонденции путем заполнения соответствующих форм в автоматизированной системе документооборота количество корреспонденции, подлежащей учету, возрастет в 4—5 раз. Тем более что регистрация большинства документов дублируется в соответству­ющих журналах учета.

Исчисление разумных сроков

Проблема соблюдения процессуальных сроков, возможно, в первую очередь касается именно местных судов. Службы делопроизводства некоторых местных и районных судов просто не успевают обработать огромное количество заявлений и обращений. За день ответственный работник структурного подразделения аппарата должен обработать все документы, поступившие в учреждение на протяжении суток. То есть процесс обработки совпадает с процессом принятия. Такая непрерывность процесса почти исключает невозможность несоблюдения сроков исполнения документов, которые исчисляются по новой инструкции со дня регистрации входящего документа (заявления, жалобы, иска) в АСДС.

В системе отмечаются и сроки исполнения каждого конкретного документа. Если в предыдущей инструкции не было четких требований к ним, то теперь эти сроки прописаны в тексте документа. Они исчисляются в календарных днях. Сроки могут указываться в тексте документа или резолюции.

В п.5.8 инструкции сроки четко определены. Так, документы подлежат исполнению:

• без указания срока исполнения — в течение 30 дней со дня регистрации документа в АСДС;

• в случае наложения резолюции «Срочно» — в течение 3 дней со дня регистрации документа в АСДС;

• в случае наложения резолюции «Немедленно» или «Безотлагательно» — в течение 1 дня со дня наложения резолюции.

Понятно, что такая градация пред­определена необходимостью своевременно рассматривать гражданские дела, уголовные и административные производства. Ведь человеку, который в это время находится под стражей, каждый день дается большой ценой. И только согласованная работа службы делопроизводства, сотрудников аппарата и непосредственно судей может оптимально ускорить рассмотрение тех или иных заявлений, ходатайств и жалоб.

Ознакомление: право или обязанность?

На конституционном уровне в качестве основных принципов судопроизводства закреплены, в частности, равенство всех участников судебного процесса перед законом и судом, а также состязательность сторон в предоставлении ими своих доказательств и в доказывании перед судом их убедительности (ст.129). Процессуальное законодательство закрепляет право участников процесса на обязательное ознакомление с материалами дела. Так уж сложилось, что за реализацию этого права рядовым гражданам иногда приходится бороться. Ведь из-за большой загруженности ответственные работники, по большей части это секретари судебных заседаний, отказывают в предоставлении материалов сторонам процесса, когда те обращаются с таким требованием.

Раньше инструкция по делопроизводству регламентировала, что ознакомление может происходить в течение всего рабочего дня. Новый документ также содержит этот тезис. Вероятно, и теперь гражданам придется заранее планировать свою встречу с работником суда и приходить на нее вовремя.

К тому же по-другому будет происходить фиксация самого факта ознакомления. Теперь, ознакомившись с делом, сторона или ее полномочный представитель должны будут расписаться в специальном журнале. Именно в нем указываются номер дела, количество томов или их номера и время выдачи материалов производства посетителю. Это едва ли не единственный случай, когда процессуальное действие не фиксируется в АСДС. Пока.

Единый подход к процессу

Скорее всего, инструкция по делопроизводству станет бестселлером года. Ее появления ждали, а в некоторых судах начали прорабатывать еще на стадии проекта. Однако тот факт, что один документ фактически вместил в себя несколько, причем значительных по объ­ему, заслуживает внимания.

Унификация делопроизводства в судах разных инстанций поможет избежать формального формирования дел, присвоения номера и т.п. Работникам аппарата первой, апелляционной и кассационной инстанций при получении дела будет проще разобраться с полученными документами, они смогут быстрее направить их на исполнение в соответствующее подразделение судебного учреждения.

ГСАУ очень ответственно отнеслась к виду процессуальных документов, в частности к их оформлению. В приложениях к инструкции работники аппарата смогут найти детальные примеры оформления исполнительных листов, распоряжений об исполнении приговоров и других процессуальных документов, памятки о правах и обязанностях сторон.

По мнению специалистов, недоработанным осталось разве что содержание судебной повестки, которая посылается с помощью SMS-сообщения. В документе приведен пример повестки, которая посылается по почте или вручается лицу и отвечает нормам действующего УПК. Однако сугубо технически невозможно соблюдать такие требования к виду документа при формировании SMS-сообщения. Учитывая тот факт, что в настоящее время номера дел и производств могут повторяться в местных и апелляционных судах, у сторон процесса будут возникать сложности с идентификацией дела, по которому поступает SMS-повестка. На этот факт неоднократно обращал внимание Совет судей общих судов.

Несмотря на наличие определенных проблем, новая инструкция привела к одному знаменателю подобное по своей сути и специфике делопроизводство в судах разных инстанций. Единый подход к процессу, его унификация, оптимизация и совершенствование стопроцентно положительно повлияют на качество и оперативность осуществления правосудия. По крайней мере, все на это надеются.