Что делать с документацией в случае захвата города

Как поступать с кадровой документацией, нужно ли раздавать трудовые книжки работников и личные дела на руки в случае угрозы захвата населенного пункта и/или государственного органа или непосредственного его захвата?

Ответы на эти и другие вопросы руководителей государственной службы и служб управления персоналом подготовили в разъяснениях специалисты Национального агентства по вопросам государственной службы.

"Закон и Бизнес" приводит полный текст разъяснений НАГС от 17 марта 2022 г.

НАЦІОНАЛЬНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ
З ПИТАНЬ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

РЕКОМЕНДАЦІЇ
від 17.03.2022

щодо дій керівників державної служби, служб управління персоналом та інших державних службовців у разі захоплення населеного пункту та/або державного органу чи безпосередньої загрози його захоплення

Відповідно до статей 4, 8, 13, 17, 18 Закону України "Про державну службу", статті 9 Закону України "Про правовий режим воєнного стану", якою передбачено, що органи державної влади здійснюють повноваження, надані їм Конституцією України, цим та іншими законами України, а також з урахуванням Рекомендацій, затверджених розпорядженням Голови Верховного Суду від 13 березня 2022 року № 6/0/9-22, у разі захоплення населеного пункту та/або державного органу чи безпосередньої загрози його захоплення НАДС рекомендує здійснити такі заходи:

1. На випадок захоплення або загрози захоплення державного органу кожен керівник державної служби в державному органі та служба управління персоналом мають діяти відповідно до ситуації, що склалася та умов воєнного стану, приймати своєчасні та ефективні управлінські рішення, усвідомлюючи, що збереження життя і здоров'я людей є їх пріоритетним завданням.

2. Якщо населений пункт, у якому знаходиться державний орган, є тимчасово окупованим й немає можливості виїзду з нього, керівництву і працівникам державного органу слід очікувати встановлення евакуаційних коридорів.

За наявності евакуаційного транспорту та плану евакуації доцільно здійснити евакуацію у визначені відповідними органами влади місця.

За відсутності евакуаційного транспорту залишити (в разі можливості) населений пункт самостійно. При цьому необхідно керуватися повідомленнями органів влади стосовно безпечності самостійної евакуації.

3. За можливості необхідно здійснити вивезення документів з питань основної діяльності в безпечне місце.

Якщо такої можливості немає - забезпечити зберігання таких документів у зачинених сейфах в приміщенні державного органу або відповідних укриттях такого державного органу.

При цьому за наявності ризику для життя чи здоров'я, пов'язаного із вивезенням цих документів, їх треба залишати в приміщенні державного органу.

За можливості, перед залишенням державного органу, необхідно передати приміщення під охорону.

4. Документи, які містять державну таємницю та інші документи з обмеженим доступом, підлягають знищенню з одночасним оформленням відповідних актів та з дотриманням вимог нормативно-правових актів, які це регулюють.

Матеріали з основної діяльності знищувати не потрібно, передбачаючи можливість повернення населеного пункту під контроль органів влади України або подальшу передачу цих документів за сприяння органів влади України.

Вміст серверів та необхідну інформацію з персональних комп'ютерів слід заздалегідь скопіювати на переносні носії та обов'язково вивезти їх за першої можливості.

Перед залишенням приміщення державного органу необхідно унеможливити доступ із технічних засобів до реєстрів.

5. У державних органах, розташованих у безпосередній близькості до районів ведення воєнних дій, керівникам слід вжити підготовчих заходів, необхідних для виконання цих рекомендацій в разі ймовірного захоплення населеного пункту та/або державного органу. Також у цих державних органах за можливості необхідно здійснити оцифрування матеріалів з основної діяльності та підготувати до перевезення сервери з кадровою, бухгалтерською інформацією або інші переносні носії з відповідною інформацією. Переносні носії з копіями матеріалів, а також з кадровою та бухгалтерською інформацією, необхідно вивезти за першої ж можливості.

6. Необхідно забезпечити схоронність та/або вивезення особових справ і трудових книжок. Трудові книжки за можливості слід передати працівникам під підпис.

7. Засоби кваліфікованого електронного підпису такі як захищені носії ключової інформації, а також файлові носії електронного підпису (флеш накопичувачі) з електронними підписами працівників та/або печаткою необхідно вивезти або забезпечити їх схоронність, а в разі неможливості -- знищити.

Вжити заходи для заміни особистих паролів доступу до всіх електронних ресурсів (автоматизованих робочих місць), включаючи пароль доступу до електронної пошти та автоматизованого робочого місця (за потреби).

Для запобігання компрометації електронного підпису та/або печатки (несанкціонованого використання) змінити пароль доступу, у разі необхідності заблокувати або скасувати сертифікат (скасований сертифікат відновленню не підлягає).

8. Службові посвідчення та наявні перепустки, а також їх незаповнені бланки за можливості необхідно вивезти або знищити.

9. Забезпечення схоронності печаток державного органу покладається на керівництво або відповідний підрозділ, що має такі печатки, За неможливості забезпечення схоронності чи вивезення ці печатки потрібно знищити.

10. Про захоплення або ризик захоплення державного органу необхідно невідкладно повідомити державний орган вищого рівня (за наявності) та правоохоронні органи.

У випадку захоплення працівників державного органу як заручників необхідно негайно інформувати Мінреінтеграції відповідно до резолюції від 14 березня 2022 року Х27479/0/1-22.

11. Керівникам державної служби і працівникам державних органів, що перебувають на окупованій території, необхідно уникати переговорів з окупантами, не погоджуватися на пропозиції співпраці, чекати створення евакуаційних коридорів.

12. У разі переміщення державних органів необхідно здійснити організаційні та кадрові заходи, в тому числі подати документи про внесення змін до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, попередити працівників про зміну істотних умов державної служби відповідно до пункту 5 частини третьої статті 43 Закону України "Про державну службу".

Окрім того, керівникам державної служби та службам управління персоналом рекомендуємо вжити усіх можливих заходів для збереження командного духу та цінностей колективу. В цей час підтримка одне одного та активна комунікація є визначальними факторами у боротьбі проти російської армії. Для цього, необхідно подбати про надання персоналу державного органу чітких та зрозумілих інструкцій, плану дій державного органу у разі захоплення населеного пункту та/або державного органу чи безпосередньої загрози його захоплення. Також в державному органі доцільно завчасно домовитися про використання безпечного каналу комунікації, алгоритм передачі достовірної інформації щодо ситуації в населеному пункті та регіоні, створення евакуаційних коридорів.

Голова Наталія АЛЮШИНА

Закон і Бізнес