ПОЛОЖЕННЯ про порядок розгляду звернень громадян і юридичних осіб апеляційним судом Дніпропетровської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом Голови апеляційного суду

Дніпропетровської області

від 3 липня 2013 року № 27

ПОЛОЖЕННЯ

про порядок розгляду звернень громадян і юридичних осіб

апеляційним судом Дніпропетровської області

1. Загальні положення

1.1. Положення про порядок розгляду звернень громадян і юридичних осіб встановлює порядок розгляду пропозицій, заяв і скарг фізичних та юридичних осіб, звернень і запитів народних депутатів, депутатів місцевих рад, комітетів Верховної Ради та центральних органів влади (далі - звернення) апеляційним судом Дніпропетровської області (далі – суд), а також основні засади організації та ведення діловодства: порядок прийому, реєстрації, обліку, руху, формування у провадження, надіслання, копіювання, систематизації, зберігання, довідково-інформаційного пошуку та контролю за виконанням, підготовки документальних матеріалів до зберігання в архіві та використання в роботі.

1.2. Положення розроблено відповідно до вимог Конституції, закону "Про судоустрій і статус суддів", Закону "Про звернення громадян" та постанови Пленуму Верховного Суду від 13.06.2007 N 8 "Про незалежність судової влади" і з урахуванням положень Указу Президента від 07.02.2008 N 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів від 14.04.97 N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" та наказу Державної судової адміністрації України від 06.01.2006р. №1 «Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді».

1.3. Наведені в положенні терміни вживаються в такому значенні:

звернення - викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги;

пропозиції (зауваження) - звернення, де висловлюються поради, рекомендації щодо діяльності суду, судді, голови, заступника голови суду, апарату суду, а також думка щодо врегулювання і вдосконалення їхньої діяльності;

заява (клопотання) - повідомлення про недоліки в діяльності голови, заступника голови суду, судді та працівників апарату суду, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності;

скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів фізичних і юридичних осіб, порушених діями (бездіяльністю) голови суду, заступника голови суду, судді, працівників апарату суду;

колективне звернення - звернення двох і більше осіб, а також звернення, прийняте на зборах чи на санкціонованому мітингу і підписане організаторами або учасниками зборів, мітингу;

повторне звернення - звернення, що надійшло від тієї самої особи з того самого питання, в якому:

- оскаржується відповідь голови суду чи посадової особи суду, надана за попереднім зверненням;

- повідомляється про неотримання відповіді, невчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув установлений законом строк розгляду;

депутатський запит - це вимога народного депутата, народних депутатів чи комітету Верховної Ради, яка заявляється на сесії Верховної Ради до Президента, до органів Верховної Ради, до Кабінету Міністрів, до керівників інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, а також до суду, дати офіційну відповідь з питань, віднесених до їх компетенції;

депутатське звернення - викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернена до суду здійснити певні дії, дати офіційне роз'яснення чи викласти позицію з питань, віднесених до їх компетенції;

реєстрація звернення - фіксування факту надходження звернення шляхом нанесення на нього умовного позначення - реєстраційного індексу;

надходження звернення - отримання звернення судом;

одержання звернення - доведення звернення до конкретного виконавця суду.

1.4. Ведення діловодства, пов'язаного зі зверненнями, що надходять до суду, технічне супроводження їх розгляду покладено на відділ (канцелярію) діловодства, прийому та обліку звернень громадян апеляційного суду Дніпропетровської області.

Діловодство щодо звернень громадян в суді ведеться в порядку, який встановлюється Кабінетом Міністрів України.

1.5. У роботі зі зверненнями суд забезпечує повний, кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний розгляд звернень з метою оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням у порядку та у спосіб, передбачені чинним законодавством.

2. Вимоги до звернень

2.1. Судом здійснюється розгляд звернень щодо внутрішньої діяльності суду, правового захисту суддів та працівників суду, а також інших питань, віднесених чинним законодавством до повноважень апеляційного суду, що безпосередньо не пов'язані із здійсненням правосуддя.

На порядок розгляду заяв і скарг громадян, встановлений кримінально-процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, законами України "Про судоустрій і статус суддів" та "Про доступ до судових рішень", не поширюється дія закону України «Про звернення громадян».

2.2. Звернення, оформлені відповідно до вимог ст. 5 Закону "Про звернення громадян" і подані до апеляційного суду в установленому порядку , підлягають обов'язковому прийняттю та первинному (попередньому) розгляду.

2.3.Звернення до суду може бути надіслано поштою, передано громадянином особисто або через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне), звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подається їхніми законними представниками.

Звернення в інтересах громадянина може бути подано іншою особою, трудовим колективом або організацією, що здійснює правозахисну діяльність, які отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені в установленому чинним законодавством порядку.

2.4. У зверненні вказується, кому адресоване звернення, прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання. Письмове звернення повинно бути надруковане або розбірливо написане від руки та підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.

2.5. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також те, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

За наявності в такому зверненні повідомлень про вчинені злочини або ті, що готуються, звернення надсилається до правоохоронних органів за належністю. Не розглядаються і повторні звернення від одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо перше вирішене по суті, а також ті скарги, які подані з порушенням термінів, передбачених ст. 17 Закону "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Звернення особи, яка звертається до суду, не підлягає розгляду та не потребує відповіді, якщо у ньому містяться вислови, що свідчать про неповагу до суду та його працівників.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається головою суду або його заступником, про що повідомляється особі, якою подано звернення.

3. Розгляд звернень та прийняття рішень за результатами розгляду

3.1.Письмові звернення підлягають обов'язковому первинному (попередньому) розгляду з метою визначення належності порушених у них питань до компетенції апеляційного суду .

За підсумками первинного розгляду звернення головою суду або його заступника не пізніше як у п'ятиденний термін має бути прийняте одне з таких рішень, яке фіксується у резолюції голови суду або його заступника :

1. Надати відповідь на звернення у випадку, якщо в зверненні порушуються питання, вирішення яких віднесено Законом "Про судоустрій і статус суддів" до компетенції апеляційного суду.

2. Направити звернення до правоохоронних органів (за наявності у зверненні повідомлень про вчинені злочини або злочини, що готуються).

3. Направити звернення за належністю відповідному органу або посадовій особі, якщо порушені у зверненні питання не належать до повноважень апеляційного суду.

4. Повернути заявнику протягом десяти днів від дня надходження звернення з відповідним роз'ясненням у випадку оформлення без дотримання вимог ст. 5 Закону "Про звернення громадян" та у випадках, передбачених ст. 8 Закону "Про звернення громадян". Копія такого звернення залишається в апеляційному суді.

3.2. За результатами розгляду звернення приймається одне з наступних рішень:

- Заявнику надається відповідь про підтвердження чи непідтвердження викладених у зверненні обставин.

- У випадку виявлення окремих недоліків в організації діяльності апеляційного суду головою суду або його заступником вказується про здійснені заходи для усунення цих недоліків , про що повідомляється заявник.

Відповідь за результатами розгляду колективного звернення (якщо звертаються двоє і більше громадян) надсилається тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана. У тексті відповіді вказується кількість громадян, що звернулися.

4. Термін розгляду звернень

4.1. Звернення розглядаються і вирішуються, як правило, в термін не більше одного місяця від дня їх реєстрації. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

4.2. Термін розгляду звернень обчислюється з дня, що настає за днем реєстрації звернення, до дня надіслання заявникові відповіді на його звернення. Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, визначений відповідно до закону, днем закінчення строку є перший після нього робочий день.

4.3. Звернення громадян, які мають установлені законом пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

4.4. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, прийнято обгрунтоване рішення, вжито необхідних заходів щодо його виконання (у межах компетенції).

5. Особливості розгляду звернень та запитів народних депутатів

5.1. Розгляд звернень та запитів народних депутатів береться під особистий контроль голови апеляційного суду. Про наслідки розгляду питань, порушених у таких зверненнях і запитах, повідомляється народний депутат.

5.2. Згідно з Рішенням Конституційного Суду України від 19 травня 1999 року N 4-рп/99 (справа про запити народних депутатів України) народний депутат України не має права звертатися з вимогами чи пропозиціями до судів, голови апеляційного суду та до суддів стосовно конкретних судових справ.

Ненадання суддею відповіді на такі запити чи звернення народних депутатів України через незаконність вимог, які вони містять, не утворює складу правопорушення, пов'язаного із порушенням строків і порядку розгляду депутатських запитів та звернень.

Авторам таких звернень у десятиденний термін надаються роз'яснення про неприпустимість втручання у здійснення правосуддя з посиланням на відповідні норми Конституції та чинного законодавства.

5.3. Голова апеляційного суду (заступник голови суду) зобов'язаний повідомити народного депутата, групу народних депутатів, Комітет Верховної Ради, який вніс (внесли) запит у письмовій формі, про результати розгляду запиту у п'ятнадцятиденний строк з дня одержання запиту або в інший, установлений Верховною Радою строк.

Відповідь на депутатський запит, внесений групою народних депутатів, Комітетом Верховної Ради, надається відповідно Голові Комітету Верховної Ради і народному депутатові, підпис якого під запитом значиться першим.

5.4. У разі надходження депутатського запиту голова апеляційного суду повинен розглянути його у десятиденний термін після надходження до апеляційного суду.

5.5. Якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, голова апеляційного суду зобов'язаний письмово повідомити про це Голову Верховної Ради та народного депутата, групу народних депутатів, Комітет Верховної Ради, який вніс (внесли) запит, і запропонувати інший строк, який не повинен перевищувати одного місяця з дня одержання запиту.

5.6. Голова апеляційного суду зобов'язаний повідомити народного депутата про результати розгляду його депутатського звернення у строк не більше десяти днів з моменту його одержання. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата в установлений строк його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду .

5.7. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням його продовження, не повинен перевищувати тридцяти днів з моменту його реєстрації.

5.8. Звернення, що надійшли з листами (не запитами і зверненнями) народних депутатів, розглядаються в загальному порядку відповідно до ст. 20 Закону "Про звернення громадян".

Якщо в депутатському зверненні, яким направляється для розгляду в межах компетенції звернення заявника, міститься прохання повідомити про наслідки розгляду лише заявника, то відповідь народному депутатові не надається.

6. Аналіз розгляду звернень

6.1. Письмові та усні звернення, що надійшли до апеляційного суду, а також критичні зауваження, які в них містяться, систематично, але не менше одного разу за півріччя узагальнюються та аналізуються з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, та своєчасного виявлення причин, що породжують звернення на діяльність судів. При здійсненні аналізу звернень особлива увага звертається на усунення причин, які викликають повторні і колективні звернення, а також змушують громадян звертатися до вищих та центральних органів державної влади, редакцій газет і журналів.

7. Порядок реєстрації, обліку та зберігання звернень

7.1. Усі звернення, що надійшли до апеляційного суду, реєструються Відділом (канцелярією) діловодства, прийому та обліку звернень громадян апеляційного суду Дніпропетровської області (далі – відділ) в день їх надходження шляхом використання програми Д-3 на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональним комп'ютером.

Конверти, у яких надійшли звернення, зберігаються разом із цими зверненнями.

7.2. Письмові звернення, подані під час прийому головою апеляційного суду, також підлягають реєстрації.

7.3. Для реєстрації звернень на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному від тексту місці ставиться штамп реєстрації. Під час реєстрації звернення йому надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з групи букв та двох груп цифр, відокремлених тире і похилою рискою. Наприклад: ЗГ-888/13.

Група букв (ЗГ) визначає індекс проваджень з розгляду звернень громадян; перша група цифр (888), що складається максимум із шести знаків, - порядковий номер документа в електронній картотеці; друга група цифр (13) - рік реєстрації.

Усе листування щодо звернень ведеться за номерами, присвоєними під час реєстрації.

Відповіді на звернення надсилаються заявникам на бланках апеляційного суду.

7.4. У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першого звернення. На верхньому полі першого аркуша повторного звернення робиться позначка "повторно" і консультантом відділу підбирається все попереднє листування.

7.5. Звернення однієї і тієї ж особи з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд апеляційного суду (дублетні), обліковуються за реєстраційними індексами першої пропозиції, заяви і скарги з додаванням порядкового номера, що проставляється через похилу риску, наприклад: ЗГ-888/13/1, ЗГ-888/13/2.

У такому ж порядку обліковуються та реєструються звернення з одного й того ж питання, надіслані державними органами чи іншими установами, організаціями, підприємствами, засобами масової інформації за належністю для вирішення їх по суті на місцях, якщо останніми вже отримані звернення аналогічного змісту.

7.6. У разі коли про результати розгляду звернення необхідно повідомити іншу організацію, перший аркуш контрольованого звернення позначається словами "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".

Звернення, на які надаються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується лише після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення звернення та надання письмової відповіді.

Рішення про зняття з контролю звернення приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

7.7. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється. Документи щодо розгляду звернень у відділі формуються в провадження у порядку надходження звернень за датами їх реєстрації та обліковуються за прізвищем чи найменуванням заявника в алфавітному покажчику. Кожне звернення з усіма документами щодо його розгляду і вирішення становить у справі (провадженні) самостійну групу і вміщується у м'яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони додаються до цієї групи документів (провадження).

7.8. Відповідальність за організацію розгляду звернень суддів та ведення діловодства щодо таких звернень покладається на відділ.

7.9. Відповідальність за схоронність документів за зверненнями покладається на посадових осіб відділу відповідно до їхніх функціональних обов'язків.

7.10. Порядок ведення діловодства за зверненнями, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

7.11. Термін зберігання документів за зверненнями визначається номенклатурою справ апеляційного суду.

7.12. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за зверненнями підлягають знищенню у порядку, встановленому Державним комітетом архівів.

Заступник голови апеляційного суду

Дніпропетровської області І.М. Сенченко

Апеляційний суд Дніпропетровської області (м. Дніпропетровськ)