Як проставити апостиль, якщо заявник перебуває закордоном

Міністерству юстиції надано повноваження на проставлення апостиля на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.

Про це інформує «Закон і Бізнес» з посиланням на Мін’юст.

Порядок проставлення Міністерством юстиції апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджено наказом Мін’юсту від 11.11.2015 №2268/5.

Проставлення апостиля здійснюється за зверненням заявника до територіального органу Мін’юсту (відділу державної реєстрації актів цивільного стану) або нотаріуса (крім випадку витребування (отримання) документів про державну реєстрацію актів цивільного стану та проставлення на такому документі апостиля).

Згідно з Порядком ведення Електронного реєстру апостилів, затвердженого постановою КМУ від 4.11.2015 №890, заяву про проставлення апостиля може подати будь-яка особа за умови пред’явлення документа, що посвідчує особу громадянина України, національного паспорта іноземця або документа, що посвідчує особу іноземця.

До заяви про проставлення апостиля додається оригінал документа, на якому необхідно проставити апостиль, документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від оплати, чи його засвідчена в установленому порядку копія.

Документом, що підтверджує внесення плати, є квитанція, видана банком, платіжне доручення з відміткою банку, квитанція з платіжного термінала, квитанція (чек) поштового відділення зв’язку.

У разі перебування заявника за кордоном проставлення апостиля може здійснюватися за його зверненням, направленим поштовим зв’язком до Мін’юсту або територіального органу Мін’юсту.

Відповідне звернення, яке надійшло до Міністерства юстиції, надсилається територіальному органу для подальшого його прийняття відповідно до Порядку.

Крім того, з питання направлення документів про державну реєстрацію актів цивільного стану для проставлення апостиля можна звернутися, зокрема, до дипломатичного представництва або консульської установи України за кордоном.

Громадяни, які нині проживають за кордоном та мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, можуть здійснювати оплату послуги з проставлення апостиля в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Державний експортно-імпортний банк України». Оплата здійснюється на рахунок Державної казначейської служби України, відкритий у АТ «Державний експортно-імпортний банк України». Ознайомитися з актуальною інформацією щодо банківських реквізитів та переліку банків-кореспондентів можливо на офіційному вебсайті Державної казначейської служби України за посиланням.

Проставлення апостиля на архівному документі, якщо заявник перебуває  за кордоном, також може здійснюватися за його зверненням, направленим поштовим зв’язком до Державної архівної служби України.

У такому випадку посадова особа Державної архівної служби за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів формує заяву про проставлення апостиля та реєструє її у вказаному Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації та без проставлення підпису заявником.

Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі Державної архівної служби документ, що посвідчує його особу та подає оригінал документа, на якому проставляється апостиль, а також документ про оплату послуги з проставлення апостиля.

Стосовно проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань: процедура отримання відомостей з Єдиного державного реєстру визначена Порядком надання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, затвердженим наказом Міністерства юстиції від 05.05.2023 № 1692/5.

За надання відомостей з Єдиного державного реєстру справляється плата у розмірі, встановленому законом «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань». Так, частиною четвертою ст.36 закону визначено, що за надання виписки з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля справляється плата у розмірі 0,05 прожиткового мінімуму для працездатних осіб.

Надавач відомостей з Єдиного державного реєстру - державний реєстратор юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, адміністратор центру надання адміністративних послуг або помічник нотаріуса, а у випадку надання виписки з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля – посадова особа територіального органу Міністерства юстиції.

Перелік територіальних відділів державної реєстрації громадських формувань, уповноважених на видачу виписок з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля, розміщено на офіційному вебсайті Міністерства юстиції у рубриці «Департамент державної реєстрації» за посиланням.

За результатом розгляду заяви та поданих документів для проставлення апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції, нотаріус, до якого було подано документи шляхом особистого звернення заявника, інформує його, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві.

Відповідно до Порядку документи з проставленим апостилем видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві про проставлення апостиля, нотаріусом, посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції, до яких було подано документи.

Якщо звернення заявника надіслано поштовим зв’язком, документи з проставленим апостилем надсилаються в порядку, визначеному законодавством.

Наказом Міністерства юстиції від 18.12.2003 № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля», встановлено плату за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).

Закон і Бізнес