Особенности обработки и отправки исходных документов в суде - 7ААС

Официальная переписка в Седьмом ААС приоритетно осуществляется посредством средств электронной почты путем обмена электронными документами, скрепленными КЭП.

Об этом рассказали «ЗиБ» в отделе предоставления информационных услуг, движения административных дел и делопроизводства Седьмого апелляционного административного суда.

Такой формат оптимален в современных условиях, ведь позволяет направлять корреспонденцию быстро и одновременно финансово выгодно.

Отмечается, что отправка исходящей корреспонденции может осуществляться разными способами: почтовыми и электронными связями, курьерской доставкой или органами специальной связи.

Одним из важнейших аспектов при отправке исходных документов является присвоение уникального исходного номера, поскольку отправка или передача исходных документов без регистрации в автоматизированной системе документооборота суда не допускается. Для каждого документа автоматически формируется его исходящий номер в компьютерной программе «Делопроизводство специализированного суда».

Алгоритм формирования в КП ДСС уникального исходного номера документа таков:

в переписке по судебным делам исходящий номер состоит из единственного уникального номера судебного дела с указанием номера по порядку и текущего года;

в переписке по другим документам исходящий номер состоит из номера номенклатурного дела суда, где хранятся материалы, с указанием номера по порядку документа и текущего года.

Как отметили в Седьмом ААС, обязательным требованием отправки исходных документов по электронной почте является подписание такого документа квалифицированной электронной подписью.

Так, при приеме от исполнителей исходных документов работники отдела делопроизводства обязательно проверяют:

правильность оформления документа, размещение на нем всех необходимых реквизитов;

наличие и правильность указания адреса;

наличие на документе отметки о приложениях;

наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

наличие визирования на копии исходного документа, остающегося по номенклатурным делам;

наличие и полноту приложений;

соответствие количества экземпляров числу адресатов.

В случае обнаружения недостатков отдел делопроизводства возвращает документ исполнителю для доработки, поскольку ответственность за правильность указания реквизитов на исходных документах несет исполнитель документа.

Если документ подготовлен в двух экземплярах, один направляется адресату, а другой экземпляр документов с визами, на котором обязательно ставится регистрационная отметка, передается в соответствующие структурные подразделения 7ААС для хранения согласно номенклатуре дел.

Каждый документ подписывается должностным лицом с указанием должности, имени и фамилии. Также на всех отправляемых исходных документах обязательно указывается дата.

Также обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанных с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении документа и т.п.).

Подготовку процессуальных документов суда к отправке осуществляет ответственный работник суда или канцелярия.

Закон і Бізнес