Как судам хранить документы с ограниченным доступом — ГСАУ
Нажмите на изображение, чтобы подписаться на телеграмм-канал «ЗиБ» и узнать больше о новостях судебной системы.
Внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству в местных и апелляционных судах Украины. Они касаются работы с документами, содержащими информацию с ограниченным доступом, а также электронные подписи.
Соответствующие изменения утверждены приказом ГСАУ от 25.07.2022 №254, сообщает «Закон и Бизнес».
В документе акцентирует внимание на порядке работы с документами с ограниченным доступом. Этому посвящен новый разд.ХХ1. В нем определяется порядок хранения и уничтожения таких документов и других материальных носителей.
Так, в автоматизированную систему документооборота суда сами материалы с ограниченным доступом в автоматизированную систему документооборота суда не вносятся. В АСДС попадают только открытые сведения, необходимые для автоматизированного распределения дела, отражения в отчетности и формирования единого уникального номера дела. Сами же материалы хранятся и учитываются отдельно от судебного дела по требованиям, установленным для документов с ограниченным доступом.
В случае, когда все судебное дело содержит гриф ограниченного доступа, оно учитывается и сохраняется по требованиям, установленным для документов с ограниченным доступом.
В то же время предусмотрено, что суды могут и сами утверждать собственную инструкцию о порядке ведения учета, хранения, использования и уничтожения документов и других материальных носителей, содержащих служебную информацию.
При поступлении в суд электронного документа, заверенного квалифицированной электронной подписью, оригинал такого документа вносится в АСДС вместе с КЭП и отчетом о результатах проверки подлинности этой подписи.
Также в инструкции указано, что исполнительный документ может быть выдан в форме электронного документа.