Нівелювання втрат

або Як забезпечити ефективні договірні відносини в господарському обігу з урахуванням правових позицій ВГС?

Представники бізнесу, як правило, прагнуть усе тримати під контролем, у тому числі й документообіг компанії. Проте частими є випадки, коли посадові особи підприємств, нехтуючи розробленням відповідних локальних нормативних актів, здійсненням перевірки надійності контрагентів та аналізом судової практики в «договірній» категорії спорів, несуть чималі фінансові втрати. Тож про що не слід забувати, укладаючи договір? Як уникнути казусів з контрагентами? Зрештою які судові документи треба знати назубок, аби договірна робота була організована на відмінно?

«Суміш» функцій, або Менеджер — не юрист

Перш ніж говорити про організацію того чи іншого процесу на підприємстві, слід розібратися, хто ж у ньому бере участь. Так, у договірній роботі задіяні юридичні відділи та служби безпеки, менеджери, а також обліково-фінансові служби.

Як зауважила під час практикуму, організованого Всеукраїнською мережею практикумів ЛІГА:ЗАКОН, адвокат, керуючий партнер консалтингової компанії «УкрКонсалтСолюшн» Вікторія Доценко, аби правильно організувати договірну роботу, у першу чергу необхідно приділити увагу питанню розмежування функцій працівників. За словами експерта, на практиці непоодинокими є випадки, коли функції менеджерів та юристів компанії «змішуються», у результаті чого може виникнути казус.

Так, реальними є ситуації, коли менеджери надсилають договір з відповідними правками контрагенту, при цьому статус останнього плутають (приміром, замість постачальника вказують його як покупця). Таким чином, самі того не бажаючи, менеджери озброюють козирями іншу сторону договору, прописавши в останньому ті чи інші «розумні» положення. Тож керівникам бізнесу не варто забувати, що менеджер — не юрист.

Щоб звести до мінімуму або ж узагалі нівелювати негатив у договірній роботі, доповідач радить дотримуватись основних принципів організації відповідного процесу. Зокрема, регламентувати його в локальних нормативних актах підприємства, приділити увагу питанням розмежування обов’язків співробітників (у тому числі їх взаємозамінності), мотивації кадрового складу компанії, а також належної організації договірного обліку та звітності.

Крім того, аби унеможливити підписання підроблених документів, необхідно враховувати так званий принцип фальсифікації. У цьому контексті адвокат радить суб’єктам господарювання мислити від протилежного, а саме: дивитись на документи крізь призму того, що контрагенти в будь-якому випадку намагаються нав’язати щось підроблене.

Наслідки недбалого ставлення

Чи не найважливішою умовою організації ефективного договірного процесу є його регламентація в локальних нормативних актах компанії. Ці документи, на переконання доповідача, мають відповідати певним ознакам. Зокрема, повинні мати «вольовий» зміст, офіційний та загальний характер. При цьому компетенція суб’єктів, уповноважених на прийняття локальних нормативних актів, і процедура такого прийняття мають визначатись установчими документами компанії.

Поряд з тим зазначені документи повинні бути реалістичними та виконуваними, відповідати національному законодавству та діловому обігу компанії, етапу розвитку останньої, її цілям та завданням. Терміни та поняття, що використовуються в таких документах, повинні бути єдиними, а система локальних нормативних актів у цілому — гнучкою.

Усі ці вимоги є, на перший погляд, зрозумілими та простими. Водночас керівники бізнесу часто-густо під час складання локальних документів припускаються помилок. Найтиповіша з них полягає в нерозумінні чи невизначеності цільової аудиторії.

У народі жартома кажуть, що юрист — це людина, котра може написати трактат на 100 сторінок і назвати його коротким. З огляду на це В.Доценко відзначає, що не варто перенасичувати документи мертвими фразами, оскільки це засмічує мозок та не змінює суті локального нормативного акта. Адвокат рекомендує не включати до останнього більш ніж 10 пунктів, адже співробітники навряд чи стануть читати занадто довгий та «розумний» документ, оскільки говорять іншою, відмінною від тієї, якою користуються юристи, мовою.

Водночас В.Доценко акцентувала увагу на наслідках недотримання правил розроблення локальних документів. Так, на практиці результатом недбалого ставлення до зазначених актів є непередбачуваність поведінки працівників компанії, їх низький рівень довіри до роботодавця, недостатня зацікавленість кадрового складу в тривалій та продуктивній праці, неефективне управління персоналом, труднощі щодо застосування до останнього певних стягнень та заохочень.

Це також призводить до посилення відчуття, що хаос панує на підприємстві. Тож керівникам, які не бажають, щоб виникла некерована ситуація, не варто шкодувати ні часових, ні грошових, ні людських ресурсів для належної регламентації договірної діяльності.

Перевірка на надійність

У будь-якій договірній діяльності, як відомо, бере участь щонайменше дві сторони. У цьому контексті В.Доценко відзначає, що однією з необхідних умов забезпечення ефективної договірної роботи на підприємстві є перевірка надійності контрагентів. Адвокат радить представникам бізнесу керуватися принципом «довіряй, але перевіряй». Зокрема, не шкодувати зусиль на вивчення інформації щодо реєстраційних даних контрагентів, їх фактичного місцезнаходження та відомостей органів статистики.

Крім того, варто «дослідити» наявність (або ж відсутність) у контрагентів власної нерухомості, довгострокової оренди, транспортних засобів та техніки, цінних паперів, авторських прав тощо. Також доцільно з’ясувати наявність кримінальних проваджень щодо контрагента та обтяжень, накладених виконавчою службою.

Якщо мова йде про фізичну особу — підприємця, не зайвою буде інформація про стан його здоров’я (у разі серйозних проблем відповідні дані наявні в органах опіки та піклування).

Поряд з тим бажано відстежувати веб-сайт контрагента, а також наявність не лише мобільного, а й стаціонарного зв’язку.

З метою профілактики фінансових втрат не слід шкодувати часу на вивчення «судової» історії контрагентів за допомогою Єдиного державного реєстру судових рішень.

Звісно, «сканування» всіх контр­агентів займе неабияку кількість часу. Одначе, коли йдеться про укладення контрактів на суми з багатьма нулями, результат вартий того.

«Супутні» нюанси

Під час практикуму В.Доценко зосередилася на помилках, яких припускаються юристи при укладенні господарських договорів. Типовими хибами, за її словами, є неналежне оформлення правочинів (відсутність підписів, печаток тощо) та незазначення терміну розгляду контрагентом договору.

Крім того, суб’єкта господарювання можуть спіткати неприємні наслідки в разі нескладання супутніх документів. У цьому контексті, на її думку, заслуговує на увагу рішення Господарського суду Харківської області від 17.12.2008 у справі №05/233-08. Даним вердиктом суд відмовив у задоволенні позовних вимог щодо стягнення заборгованості за договором постачання, зазначивши, серед іншого, що «оскільки сторони не уклали специфікації до спірного договору, в якій повинні бути зазначені істотні умови договору поставки, та в видаткових накладних відсутні посилання на спірний договір, суд вважає спірний договір неукладеним» (номер рішення в ЄДРСР — 2556081).

До речі, не слід забувати й про ч.1 ст.83 Господарського процесуального кодексу, в якій ідеться про те, що суд, приймаючи рішення, має право визнати недійсним повністю чи у певній частині пов’язаний з предметом спору договір, який суперечить законодавству.

Більше того, при укладенні господарських договорів доцільно звернути увагу на постанову пленуму Вищого господарського суду «Про деякі питання визнання правочинів (господарських договорів) недійсними» від 29.05.2013 №11. Зокрема, у п.2.9 цього документа вказано, що недійсними можуть визнаватися не лише правочини, які не відповідають Цивільному кодексу, а й такі, що порушують вимоги інших законодавчих актів, указів Президента, постанов Кабміну, інших нормативно-правових актів, виданих державними органами, у тому числі відомчих.

То яким же є надійний договір? На переконання В.Доценко, говорити про його надійність можна у випадку, коли дотримано встановлену форму, викладено всі суттєві умови, максимально прописано можливі ситуації, до дрібниць визначено права та обов’язки сторін, підтверджено правомочність та дієздатність осіб, котрі підписали договір, а також дотримано заходів безпеки (нівельовано можливість підроб­лення документа).

Остаточне слово — за практикою

Протягом минулого року ВГС прий­няв низку документів, покликаних вплинути на судову практику розгляду «договірної» категорії спорів. Так, суб’єктам господарювання варто взяти на озброєння оглядовий лист ВГС «Про деякі питання практики застосування господарськими судами законодавства про відповідальність за порушення грошових зобов’язань» від 29.04.2013 №01-06/767/2013.

У документі, серед іншого, зазначено, що ухилення боржника від одержання на підприємстві зв’язку листа, що містив вимогу про виконання грошового зобов’язання (відмова від його прийняття, нез’явлення на зазначене підприємство після одержання повідомлення про надходження рекомендованого або цінного листа), не дає підстав вважати вимогу непред’явленою.

До речі, суб’єктам господарювання стане в пригоді офіційний веб-сайт УДППЗ «Укрпошта», за допомогою якого можна контролювати надходження кореспонденції до адресата (зокрема дізнатись, чи отримав останній рекомендований лист).

У разі якщо ви вступили в боротьбу з боржником і маєте представника в суді, корисним може бути такий інструмент, як адвокатський запит. У ньому, серед іншого, В.Доценко радить сформулювати прохання до керівництва відповідного вузла поштового зв’язку щодо надання інформації про:

• вручення відправлення адресатові;

• кількість разів та відповідні дати, коли такий адресат повідомлявся про отримання поштового відправлення;

• отримання адресатом у період, що вас цікавить, іншої кореспонденції.

Представникам бізнесу, які прагнуть стовідсотково себе убезпечити, доповідач рекомендує закласти в договорі положення, згідно з якими всі листи, повідомлення та інші документи, що направляються однією стороною, уважаються отриманими іншою стороною не пізніше ніж через певну кількість днів з моменту їх відправлення («стандартом» здебільшого є зазначення тридцятиденного терміну).

Поряд з тим до недавнього часу спірним залишалося питання стосовно впливу умови договору про те, що він діє до повного виконання зобов’язань, на збільшення позовної давності. Прояснив ситуацію ВГС, який у своїй постанові пленуму «Про деякі питання практики застосування позовної давності у вирішенні господарських спорів» від 29.05.2013 №10 зазначив, що умова укладеного сторонами договору про те, що він діє до повного виконання зобов’язань, не є умовою для збільшення позовної давності, оскільки остання за своєю правовою природою є певним періодом у часі, який починається від конкретного дня і спливає також у певний момент.

Крім того, цією постановою роз’яснено, за яких умов дії особи, що свідчать про визнання нею боргу або іншого обов’язку, можуть вплинути на позовну давність.

***

Передбачити всі «договірні» випадки, безсумнівно, неможливо. Однак якщо ви скористаєтесь порадами експертів щодо регламентації договірної діяльності на локальному рівні, перевірки надійності контрагентів, особливостей укладення господарських договорів, а також візьмете собі в помічники судову практику, шанси на побудову ефективного договірного процесу будуть максимальними, а ймовірність фінансових втрат — мінімальною.