ПОЛОЖЕННЯ ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом керівника апарату Яготинського районного суду Київської область «11» листопада 2010 р. № 78

ПОЛОЖЕННЯ ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ ЯГОТИНСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Канцелярія є самостійним структурним підрозділом Яготинського районного суду Київської області .

1.2.Канцелярія як структурний підрозділ районного суду створюється та ліквідується начальником територіального управління ДСА в Київській області за поданням керівника апарату районного суду та за погодженням з голову районного суду.

1.3.Канцелярія суду підпорядковується безпосередньо керівнику апарату Яготинського районного суду Київської області.

1.4. У своїй роботі канцелярія районного суду керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, процесуальними та іншими кодексами України, законами України «Про судоустрій та статус суддів», «Про державну службу», «Про боротьбу з корупцією» та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативно-правовими документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, Положення про Державну судову адміністрацію України, Положення про територіальні управління ДСА, постановами колегій, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації, постановами територіального управління ДСА, іншими нормативно-правовими актами, цим Положенням та Правилами внутрішнього трудового розпорядку роботи та регламентом роботи Яготинського районного суду Київської області.

1.4. КЕРІВНИЦТВО КАНЦЕЛЯРІЇ

1.4.1. Канцелярію суду очолює старший секретаря Яготинського районного суду, призначений на посаду наказом керівника апарату Яготинського районного суду. 1.4.2. Старший секретар організовує та забезпечує належну роботу канцелярії суду.

1.4.3. Працівники канцелярії суду призначаються на посаду та звільняються з посади наказом керівника апарату Яготинського районного суду Київської області.

П. СТРУКТУРА КАНЦЕЛЯРІЇ СУДУ

2.1. Склад і штатну кількість канцелярії суду затверджує начальник територіального управління ДСА в Київській області за поданням керівника апарату Яготинського районного суду Київської області та за погодженням з головою Яготинського районного суду Київської області.

2.2. До складу канцелярії входять: старший секретар суду – одна штатна одиниця, секретарі суду – дві статні одиниці, секретарі судових засідань – чотири штатні одиниці, архіваріус суду – одна штатна одиниця.

2.3. Посадові обов»язки працівників канцелярії суду, затверджуються наказом керівника апарату суду.

2.4.Обов»язки між працівниками канцелярії суду розподіляються старшим секретарем суду, відповідно до посадових обов»язків, затверджених наказом керівника апарату Яготинського районного суду.

Ш. ЗАДАЧІ І ФУНКЦІЇ КАНЦЕЛЯРІЇ СУДУ

3.1. Організація діловодства в суді: - ведення діловодства в районному суді; - забезпечення своєчасної обробки кореспонденції, що надходить і надсилається, її доставка за призначенням; - робота з реєстрації, обліку, збереженню і передачі документів поточного діловодства; - звернення до виконання та контроль за виконанням судових рішень у справах всіх категорій; - формування справ і їхня здача на збереження; - впровадження нових технологічних процесів роботи з документами, удосконалення автоматизованих систем і технологій.

3.2. Забезпечення єдиного порядку документаційного обігу районного суду: - пошук і підготовка інструктивних і довідкових матеріалів, необхідних для організації діловодства в районному суді та впровадження їх на практиці; - методичне керівництво діловодством суду, контроль за правильним формуванням, збереженням і здачею в строк справ ; - розробка й організація заходів щодо поліпшення діяльності канцелярії; - виконання копіювальних робіт.

3.3. Контроль за виконанням документів і підготовкою документів до передачі в архів суду: - контроль за термінами передачі справ до канцелярії суду та їх правильним оформленням; - контроль за термінами звернення до виконання судових рішень по всіх категоріях справ та їх правильним оформленням; - контроль за виконання документів та їх правильним оформленням; - впровадження заходів щодо захисту інформації, що складає державну та службову таємницю; - складання звітів, довідок, відомостей за результатами роботи суду; - розробка пропозицій по виконавській дисципліні.

ІУ. ПРАВА КАНЦЕЛЯРІЇ СУДУ

4.1. Канцелярія має право: 4.1.1. Давати вказівки працівникам апарату суду з питань, що відносяться до компетенції канцелярії і випливають із функцій, що перераховані в дійсному положенні; 4.1.2. Вимагати та одержувати від працівників апарату суду матеріали, необхідні для здійснення діяльності канцелярії суду; 4.1.3. Вимагати надання звітів та інформації про виконання документів, доручень і рішень; 4.1.4. Повертати виконавцям документи і вимагати їхньої доробки у випадку порушення правил діловодства; 4.1.5.Вносити пропозиції керівнику апарату суду про залучення до матеріальної і дисциплінарної відповідальності посадових осіб за недотримання вимог Інструкції з діловодства; 4.1.6. Давати роз»яснення і рекомендації з питань що входять у компетенцію канцелярії.

4.2. Старший секретар суду також має право: 4.2.1. Підписувати документи, в межах своєї компетенції; 4.2.2. Вносити пропозиції керівникові апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форс і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому; 4.2.3. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов»язків; 4.2.4. Вносити пропозиції керівникові апарату про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарного стягнення на працівника, що порушує трудову дисципліну.

У.ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ КАНЦЕЛЯРІЇ СУДУ

5.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання задач і функцій, передбачених дійсним положенням несе старший секретар суду. 5.2. На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за: 5.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій; 5.2.2.Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства, згідно з діючими правилами й інструкціями; 5.2.3.Збереження прийнятих у роботу документів, справ, матеріалів; 5.2.4. Дотримання працівниками канцелярії суду трудової та виробничої дисципліни; 5.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії та дотримання правил пожежної безпеки; 5.2.6.Відповідність документів виданих канцелярією суду нормами чинного законодавства.

5.3. Відповідальність працівників канцелярії суду встановлюється їхніми посадовими обов»язками.

УІ.ВЗАЄМОДІЯ КАНЦЕЛЯРІЇ СУДУ ЗА СВОЮЄ ДІЯЛЬНІСТЮ

6.1. З усіма працівниками апарату суду з питань:

- ведення діловодства; - передачі кореспонденції вхідної та вихідної, справ, матеріалів; - заповнення обліково-статистичних карток по справах всіх категорій; - передачі закінчених провадженням справ до канцелярії суду; - відповідності документів у судових справах, правильності їх оформлення; - звернення до виконання судових рішень по всіх категоріях справа; - підготовки та складання статистичної звітності про роботу суду; - підготовки та передачі справ, нарядів, журналів, картотек до архіву суду; - одержання та видачі документів, що підлягають копіюванню та розмноженню; - видачі копій судових рішень, копій документів , записів, виписок, довідок з матеріалів справ всіх категорій; - ознайомлення з матеріалами справ учасників судового розгляду; - інформаційного-технічного забезпечення.

УП.ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ

7.1. При виявленні невідповідності будь-якого пункту цього Положення реальному стану справ у канцелярії районного суду старший секретар суду має звернутися до керівника апарату суду із заявкою про внесення змін у Положення.

7.2. Внесена пропозиція розглядається керівником апарату суду протягом 1 місяця від дня подачі заявки. За результатами розгляду виноситься рішення: прийняти зміни чи доповнення; відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну); відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (з наданням обґрунтованої відмови в письмовому вигляді).

7.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується керівником апарату районного суду.

ЗАСТУПНИК КЕРІВНИКА АПАРАТУ РАЙОННОГО СУДУ О.А.РОЙКО