Правильна подача тендерної пропозиції - перший крок до успіху

Тендерною документацією називається набір документів, в якому містяться умови конкурсу і майбутнього контракту. При проведенні торгів і замовники, і претенденти повинні діяти строго у відповідності з цією документацією.

Перед тим, як подати тендерну пропозицію на участь у будь-яких електронних торгах, потрібно дізнатися перелік документів для участі в тендері. Безліч пропозицій відхиляється тільки тому, що папери подаються неправильно або відсутні будь-які документи. Щоб Ваша тендерна пропозиція не виявилася в їх числі, варто заздалегідь з'ясувати перелік документів для участі.

Тендерна документація: що важливо знати

Всі діючі норми закону застосовуються незалежно від того, відображені вони в тендерній документації чи ні.

У статті 22 Закону України «Про державні закупівлі» від 25.12.2015 року, номер 922-VIII детально перерахована інформація, що має міститися у тендерній документації обов'язково:

• Інструкція, як готувати тендерні пропозиції;
• Кваліфікаційні критерії (один або кілька);
• Характеристики щодо технічних вимог, якості та кількості товару і місця його поставки;
• Місце виконання і обсяги робіт або послуг;
• Терміни виконання робіт, надання послуг або поставки товару;
• Проект договору, де буде вказано порядок змін та умови при виникненні такої необхідності, критерії та методики, за допомогою яких будуть оцінюватися тендерні пропозиції;
• Документи, які містять кінцевий термін дійсності тендерних пропозицій (не менше 90 днів з дати, коли були розкриті тендерні пропозиції);
• Валюта, в якій буде обчислюватися і вказуватися ціна;
• Мова, на якій рекомендується складати тендерні пропозиції;
• Вказівка ​​на кінцевий термін подання тендерних пропозицій;
• Умови подання тендерних пропозицій, їх розмір і вид;
• Інформація про повернення і неповерненні забезпечення виконання договору: умови, термін, розмір, вид;
• Дані про посадову особу або посадових осіб замовника: П.І.Б., посада, адреса;

У разі залучення для виконання робіт субпідрядників в обсязі понад 20% від загального обсягу вартості робіт, вказується інформація про даного виконавця.

У список типового пакету документів тендерної пропозиції входять наступні:

1. Документи, що підтверджують вашу особу (особу учасника, якщо він ФОП, або представника, якщо бере участь підприємство)

Для підтвердження вашої особистості необхідно надати наступні документи:

➢   копію паспорта (сторінки 1-6 та ті, на яких зазначено місце проживання);

➢   або копію іншого документа, передбаченого ст. 13 Закону «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України».

2. Статут або інший установчий документ вашої компанії.

Як правило, державний замовник зажадає від вас надати один з наступних документів:

• оригінал або копію останньої зареєстрованої редакції статуту вашої компанії;
• або оригінал або копію іншого установчого документа вашої компанії;
• або копію опису з підписом державного реєстратора, за допомогою коду якого можна перевірити останню редакцію такого установчого документа через офіційний веб-сайт (https://usr.minjust.gov.ua/ua/freesearch), (вимога встановлюється для учасника - юридичної особи ).

3. Документи, що підтверджують статус платника податків

Для підтвердження статусу платника податку вам знадобляться наступні документи:

Якщо ви - платник ПДВ:

• копія довідки або свідоцтва платника ПДВ;
• копія виписки з реєстру платників ПДВ.

Якщо ви - платник єдиного податку:

• копія довідки або свідоцтва платника єдиного податку;
• копія виписки з реєстру платників єдиного податку.

4. Підтвердження відсутності підстав для відмови в участі у процедурі закупівлі

• Державний замовник обов'язково попросить вас підтвердити відсутність підстав для відхилення вашого тендерної пропозиції, визначених частинами 1 і 2 ст. 17 Закону «Про державні закупівлі». Зараз вони доступні у вигляді електронних полів на сторінці подання тендерної пропозиції. Це, зокрема такі підстави:
• Вчинення злочинів, скоєних з корисливих спонукань.
• Вчинення економічних злочинів (антиконкурентних дій).
• Вчинення корупційних порушень.
• Вчинення правопорушень, пов'язаних з використанням дитячої праці або будь-якими формами торгівлі людьми.
• Заборгованість зі сплати податків і зборів (обов'язкових платежів).
• Порушення справ про банкрутство.
• Наявність інших обставин для відмови в участі у процедурі закупівлі.

5. Підтвердження відповідності технічним вимогам

Організатор самостійно прописує в умовах тендерної документації перелік документів, які необхідно завантажити для підтвердження технічної відповідності постачальника. Це можуть бути такі документи:

• довідки в довільній формі;
• ліцензії;
• сертифікати.

У складі вашої пропозиції завжди повинна бути копія Додатку до тендерної документації, яку пропонує замовник, підписана вами як згода з тим, що ваша пропозиція відповідає вимогам. Попередньо вам слід уважно вичитати документ «Технічні вимоги», щоб виправити деякі словосполучення. Наприклад, якщо замовник вказав, що той чи інший параметр «повинен відповідати» чомусь, то ви обов'язково повинні замінити цей вислів на «відповідає». Також не зайвим буде додати лист-згоду з технічними умовами.

6. Підтвердження досвіду виконання аналогічного договору

Організатор може запросити у вас копію одного аналогічного договору за останній рік або кілька років, з усіма додатками, зазначеними в договорі, і з усіма актами прийому-передачі товару.

Замовник самостійно прописує в умовах тендерної документації перелік документів, які необхідно завантажити для підтвердження відповідності кваліфікаційним критеріям.

 7. Документи про матеріально-технічну базу (МТБ)

Наявність обладнання, МТБ і технологій - один з типових кваліфікаційних критеріїв, який замовники майже завжди встановлюють для учасників тендера. Щоб підтвердити відповідність, зазвичай потрібна довідка у довільній формі. Але найчастіше необхідно також подати тех.паспорти на автомобілі, договір оренди офісу і виробничих приміщень, балансові відомості на механізми і т.д.

8. Документи про співробітників

Ще один кваліфікаційний критерій, що досить часто використовують замовники тендерів - це співробітники з необхідним досвідом і знаннями. Щоб підтвердити їх присутність, учаснику доводиться подавати, крім довідок у довільній формі, копії трудових книжок, наказів про призначення, дипломів про освіту, кваліфікаційних сертифікатів. Часто потрібно подати згоди на обробку персональних даних, підписані особисто співробітниками.

9. Документи, що підтверджують повноваження для підписання документів тендерної пропозиції

Таким документом може бути протокол засновників та / або наказ про призначення, довіреність (у разі підписання іншою уповноваженою особою учасника) або інший документ, що підтверджує повноваження представника учасника на підписання документів:

• для посадових (службових) осіб учасника, уповноважених підписувати документи пропозиції і здійснювати інші юридично значимі дії від імені учасника на підставі положень установчих документів - розпорядчий документ про призначення (обрання) на посаду відповідної особи (наказ про призначення та / або протокол зборів засновників і т .п.);
• для осіб, що уповноважені представляти інтереси учасника під час проведення процедури закупівлі та не входять до кола осіб, які представляють інтереси учасника без довіреності - довіреність, оформлена відповідно до вимог чинного законодавства, із зазначенням повноважень повіреного, разом з документами, що підтверджують повноваження посадової (службової) особи держави, яка підписала від імені учасника зазначену довіреність.

10. Тендерна або цінова пропозиція

Даний документ оформляється відповідно до шаблону, який організатор прикріпив до тендерної документації.

Як зрозуміти, які документи потрібні для участі в закупівлі?

Для того, щоб зрозуміти, які документи необхідні для участі в тому чи іншому тендері, читайте умови тендерної документації - організатор зобов'язаний складати їх відповідно до норм Закону «Про державні закупівлі». Замовник не має права вимагати документи, що суперечать цим нормам.

З якими проблемами можна зіткнутися при оформленні документів?

Самостійне оформлення пакету документів на тендер - завдання цілком посильне, хоч і серйозне. Слід заздалегідь домовитися про те, з якими труднощами може зіткнутися клієнт, збираючи всі довідки самостійно:

• брак часу: замовити будь-яку довідку в відповідному відомстві просто, але таких довідок багато, і на кожне звернення доведеться витратити чимало часу;
• відсутність юридичних знань і досвіду саме в сфері підготовки тендерних пропозицій та практики Антимонопольного комітету України. Це призводить до серйозних помилок, пропуску вимог, їх невірному трактуванні;
• самостійна підготовка документів - це витрата моральних і фізичних ресурсів;
• якщо в будь-якому з отриманих документів буде помилка, конкурсна комісія має право відхилити тендерну пропозицію оскільки учасник не зміг підтвердити свою відповідність або відповідність свого товару / робіт / послуг з умовами тендеру тим способом, який встановив замовник.

Таким чином, підготовкою тендерної документації повинен займатися як мінімум той, хто добре розбирається в юридичних питаннях і має досвід спілкування з майданчиками для закупівель. Далеко не всім компаніям пощастило мати в своєму штаті відповідного фахівця.

Який вихід з даної ситуації?

Один з виходів, який заощаджує час і підвищує шанси на перемогу в конкурсі - це звернення до Veklegal. Ми працюємо відразу за кількома тендерним напрямками.

Перш за все, це:

• оформлення довідок та тендерних пропозицій за короткий термін;
• юридична консультація щодо торгів з оформлення пакету тендерних документів;
• представлення інтересів замовника в спірних ситуаціях;
• оскарження умов тендеру, рішень замовника;
• ми готуємо тендерну пропозицію з урахуванням практики АМКУ;
• після тендерну обслуговування

Варто ще раз підкреслити важливість оформлення тендера фахівцями. Найбільші закупівлі в Україні здійснюються через систему «Прозорро». Це автоматизований процес, для якого потрібен тільки правильно підготовлений пакет документів.

Veklegal - це команда професіоналів, які заощаджують час і підвищують шанси на перемогу в участі в тендерах.

Надаючи послуги тендерного супроводу, ми допомагаємо Вам підготувати правильний пакет документів для подачі. З нами ви будете в курсі, що з ваших документів не відповідає, чого не вистачає, що і на що замінити. Ваш час і сили будуть спрямовані на вирішення нагальних завдань, а ми зі свого боку підготуємо 60% документів тендерної пропозиції. При цьому ціна підготовки документів до тендеру завжди залишається в категорії доступних.

PROMOTED