Як держслужбовцям вести облік зустрічей та розмов?

Ведення державними службовцями першої та другої категорії обліку телефонних розмов, особистих зустрічей, фактів використання транспортних засобів, майна, інших матеріальних та нематеріальних активів має здійснюватись лише при виконанні своїх службових повноважень.

На це у своєму роз'ясненні щодо ведення обліку телефонних розмов та особистих зустрічей держслужбовцями 1, 2 категорії звертає увагу Національне агентство України з питань державної служби, передає видання "Закон і Бізнес".

Так, ст. 5 Закону «Про державну службу» передбачає, що держслужбовець повинен: сумлінно виконувати свої службові обов'язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам державної служби чи негативно вплинути на репутацію державного службовця.

Крім того, етичні засади діяльності держслужбовців регулюються відповідними правилами етичної поведінки, затвердженими постановою Кабміну від 11.02.2016 № 65. Згідно з п. 9 правил прозорість і підзвітність передбачає:

1) відкритість та доступність інформації про діяльність державного службовця;

2) для державних службовців першої та другої категорії:

- ведення обліку телефонних розмов та особистих зустрічей з представниками політичних партій, народними депутатами України, суб’єктами господарювання або їх уповноваженими особами, а також надання інформації про такі розмови та зустрічі у порядку, встановленому законодавством про доступ до публічної інформації;

- ведення обліку фактів використання транспортних засобів, майна, інших матеріальних та нематеріальних активів, наданих за рахунок фізичних чи юридичних осіб, у службових цілях.

Ведення держслужбовцями першої та другої категорії обліку інформації, зазначеної у пункті 9 Правил, має здійснюватись лише при виконанні своїх службових повноважень. Такий облік може здійснюватись, наприклад, шляхом ведення в електронному або в паперовому вигляді відповідних журналів. На думку Нацдержслужби, облік телефонних розмов, особистих зустрічей з представниками політичних партій, народними депутатами України, суб’єктами господарювання або їх уповноваженими особами, а також фактів використання транспортних засобів, майна, інших матеріальних та нематеріальних активів, наданих за рахунок фізичних чи юридичних осіб, у службових цілях доцільно здійснювати окремо.

Для належного відображення інформації щодо телефонних розмов, особистих зустрічей, варто фіксувати наступне:

1) дату дії (події);

2) прізвище, ім’я, по батькові особи, з якою проведено телефонну розмову або зустріч;

3) короткий зміст телефонної розмови або зустрічі;

4) досягнуті домовленості (за наявності).

При веденні обліку фактів використання транспортних засобів, майна, інших матеріальних та нематеріальних активів, наданих за рахунок фізичних чи юридичних осіб, у службових цілях, аналогічно рекомендується зазначати:

1) дату використання транспортного засобу, майна, іншого матеріального та нематеріального активу;

2) прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи або найменування юридичної особи, яка надала відповідну послугу;

3) вид отриманої послуги;

4) мету використання наданого майна.

При цьому обраний механізм обліку повинен дозволяти вільне надання цієї інформації у порядку, передбаченому Законом «Про доступ до публічної інформації».

Для забезпечення обліку вище зазначеної інформації може визначатись відповідальна особа за її здійснення фіксації та використання за запитами на інформацію. Водночас згідно з п. 11 правил відповідальність за здійснення обліку несуть безпосередньо державні службовці першої, другої категорії.