Олена Смоляк

Правила засвідчення копій документів, що подаються до суду учасником господарської, циільної чи адміністративної справи

Непоодинокими є випадки, коли суд залишає позовну заяву без руху через те, що позивач надав прошитими копії документів з накладенням паперової пломби на звороті останнього аркушу з наступним змістом: «Згідно з оригіналом. Прошито та пронумеровано. Загальна кількість арк.____. Директор ПІБ. Підпис та печатка.»

На думку деяких суддів, копії документів, що додаються до позовної заяви мають бути засвідчені поаркушно, відповідно до вимог  п.п. 4.5, 5.27 «Національного стандарту України. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55 (далі - ДСТУ 4163-2003), а відсутність поаркушного засвідчення, є порушенням вимог процесуального законодавства, що тягне за собою залишення позовної заяви без руху або повернення її у разі неусунення недоліків, тобто неподання суду поаркушно засвідчених копій.

Нині є постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Першої судової палати Касаційного цивільного суду від 18.12.2018 по справі №761/5894/17 в якій Верховний Суд дійшов висновку, що судом першої інстанції допускається надмірний формалізм при повернені позовної заяви (або залишаючи її без руху) з тих підстав, що стороною було подано саме прошитий пакет документів, а не поаркушно засвідчений, відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003.

Свою правову позицію Верховний суд обґрунтував посилаючись на практику ЄСПЛ.

Таким чином можна говорити, що поки що Верховним Судом поставлено крапку в питаннях «можна ?», чи «не можна ?» подавати додані до позову копії документів у прошитому вигляді з накладенням на звороті останнього аркушу паперової пломби наступного змісту: «Згідно з оригіналом. Прошито та пронумеровано. Загальна кількість арк.____. Директор ПІБ. Підпис та печатка», а не поаркушно засвідченому.

Які висновки з цього можна зробити?

По-перше, така позиція Верховного Суду не спростовує позицію судів попередніх інстанцій щодо необхідності учасникам справи подавати суду поаркушно засвідчені копії документів.

По-друге, попри це суд не повинен допускатись надмірного формалізму та залишати позовну заяву без руху чи взагалі повертати її, тим самим перешкоджаючи позивачу реалізувати своє «право на суд».

Попри наявність позитивної судової практики (тобто на користь позивача) суди перших інстанцій продовжують активно залишати позовні заяви без руху через  те, що позивачем таки надано копії документів саме у прошитому вигляді, а не поаркушно засвідченому, як того вимагає ДСТУ 4163-2003.

Відтак виникають питання:

1)       чи взагалі є правомірною вимога суду щодо необхідності учаснику справи при оформлені копії документів керуватись саме положеннями ДСТУ 4163-2003?

2)       чи дійсно таке «прошивання» є порушенням вимог законодавства та підставою для неприйняття судом копій документів?

3)       чи насправді велику кількість документів необхідно засвідчувати поаркушно, і як взагалі робити це правильно?

Отже, підемо по черзі Для початку розберемося з чинним законодавством, яким встановлено порядок засвідчення копій документів.

Так, ч. 2 ст. 91 ГПК України, ч.2 ст.95 ЦПК України, ч. 2 ст 94 КАС України встановлено, що письмові докази подаються в оригіналі або в належним чином засвідченій копії.

Відповідно до ч.4 ст. 91 ГПК України,  ч.4 ст. 95 ЦПК України, ч. 4 ст. 94 КАС України копії документів вважаються засвідченими належним чином, якщо їх засвідчено в порядку, встановленому чинним законодавством.

Частиною 5 ст.91 ГПК України, ч. 5 ст. 95 ЦПК України, ч. 5 ст. 94 КАС України  передбачено, що учасник справи підтверджує відповідність копії письмового доказу оригіналу, який заходиться у нього, своїм підписом із зазначенням дати такого засвідчення.

З аналізу норм процесуального законодавства бачимо, що належним чином засвідчені копії документів ті, що засвідчені в порядку, встановленому чинним законодавством. Але чи є ДСТУ 4163-2003 таким законодавством?

Частиною 20 п.1 ст. 1 ЗУ «Про стандартизацію» від 05.06.2014 визначено, що стандарт - нормативний документ, а не нормативно-правовий акт.

Відповідно до ч.ч. 1, 2 ст. 23 ЗУ «Про стандартизацію» національні стандарти застосовуються безпосередньо чи шляхом посилання на них в інших документах. Національні стандарти застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов'язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами.

Таке саме положення міститься в ч. 1 ст.15 ГК України (якщо позивач є суб’єкт господарювання).

Отже, для того, щоб суд мав право вимагати від учасника справи дотримання положень ДСТУ 4163-2003 при оформлені копії документів, що подаються до суду, у відповідних статтях процесуальних кодексів (ч.ч. 2, 4, 5 ст. 91 ГПК України, ч.ч. 2, 4, 5 ст. 95 ЦПК України, ч.ч. 2, 4, 5 ст. 94 КАС України) має буди пряме посилання на них.

Як бачимо, у жодному процесуальному кодексі, в статтях, які регулюють правила подання письмових доказів учасниками справи до суду, немає посилання на необхідність застосування ДСТУ 4163-2003.

З урахуванням зазначеного можна дійти висновку про відсутність у суддів підстав залишати позовні заяви без руху, повертати їх у разі неусунення недоліків, чи не приймати отримані документи від інших учасників справи через невідповідність їх оформлення саме ДСТУ 4163-2003.

Однак не слід робити передчасних висновків, що взагалі порядок оформлення копій документів неврегульовано нормами чинного саме законодавства.

Порядок оформлення копій документів унормований Наказом Міністерства юстиції України №1000/5 від 18.06.2015 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» (далі - Правила організації діловодства).

У п.1 Розділу 1. Глави І Правил організації діловодства зазначено, що ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі - установи). Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання всіма установами.

Також слід звернути увагу на те, що у п.11 Розділу 1 Глави ІІ Правил організації діловодства міститься посилання на необхідність застосування положень ДСТУ 4163-2003 до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядку їх розташування.

Отже, говорячи про необхідність здійснення учасником справи засвідчень копій в порядку встановленому законодавством, у першу чергу застосуванню мають підлягати Правила організації діловодства.

Так, пунктом 8 Розділу 10 Глави 2 Правил організації діловодства встановлено, що копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії.

Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій».

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи.

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія».

Зазначу, що порядок засвідчення копії документу, який передбачений пунктом 8 Розділу 10 Глави 2 Правил організації діловодства дещо відрізняється від  тих правил, які зазначені в п. 5.27 ДСТУ 4163-2003.

Так, ДСТУ 4163-2003 не передбачено обов’язку на лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляти відмітку «Копія».

Як нормативно-правовий акт, Правила організації діловодства мають вищу юридичну силу, ніж Національний стандарт, попри те, що суди більшу перевагу надають застосуванню останнього. Тому при засвідченні копії документів, що подаються до суду правильніше керуватись положеннями саме Правил організації діловодства.

Порядок засвідчення сторінок копій документів, які мають більше ніж один аркуш, передбачений п.9 Розділу 10 Глави 2 Правил організації діловодства.

Так, у п. 9 зазначено, що сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються і відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою «Всього в копії _____ арк.».

Отже, з аналізу п. 8 та п. 9 копії документу, які мають не один аркуш, а більше оформлюються наступним чином: на першій сторінці аркушу  (лицьова сторона) у правому верхньому куті проставляється відмітка «Копія», а на останній сторінці аркушу (після тексту документа) відмітка «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії» яка може доповнюватись відміткою «Всього в копії _____ арк.». Кожна сторінка копії (саме сторінка, а не аркуш) має бути пронумерована. Саме так завіряє копії своїх рішень і сам суд, коли направляє їх сторонам.

Зверніть увагу, жодного слова щодо способу скріплення таких копій і чи взагалі їх треба скріплювати. Разом з цим і не встановлено заборону суб’єкту господарювання їх прошивати, а все, що суб’єкту приватного права не заборонено -  дозволено.

Також Правилами організації діловодства не передбачений обов’язок засвідчувати копії документів поаркушно. Але тут слід звернути увагу на те, що порядок засвідчення передбачений п.9 стосується засвідчення багатосторінкових копій одного документу, а не всіх документів, що перелічені у додатках.

Документ буде вважатись засвідченим належним чином відповідно до вимог законодавства, якщо він не поаркушно засвідчений, а відповідно до вимог Правил організації діловодства.

Разом з тим, слід звернути увагу й на те, що п. 9 також передбачено, що  за рішенням установи або на вимогу установи, якій надається копія документа, допускається засвідчувати копії документів поаркушно.

Тобто, суд дійсно має право вимагати у учасника справи надати поаркушно засвідчені копії документів. Але не у формі залишення позовної заяви без руху.

Підстави залишення позовної заяви без руху чітко визначені процесуальним законодавством. 

Так, однією з підстав залишення позовної заяви без руху в господарському процесі є подача такого позову без дотримання вимог ст. 164 ГПК України.

Зокрема, частиною 2 ст. 164 ГПК України визначено, що позивач зобов'язаний додати до позовної заяви всі наявні в нього докази, що підтверджують обставини, на яких ґрунтуються позовні вимоги (якщо подаються письмові чи електронні докази позивач може додати до позовної заяви копії відповідних доказів). Норма аналогічного змісту передбачена в п. 5 ст. 177 ЦПК України, п.4 ст. 161 КАС України.

Як вже попередньо було зазначено, надання суду копій документів, що завірені не поаркушно, не є порушенням законодавства.

З огляду на це у суддів відсутні підстави залишати позовні заяви без руху чи повертати їх з таких підстав. Вимога суду надати поаркушно засвідчені копії документів повинна виражатись в іншій процесуальній формі, і не перешкоджати позивачу у доступі до правосуддя.

Вимога щодо необхідності прошивання копій документів встановлена саме для оформлення копій з архівних документів.

Так, абз. 7 пункту 5 Розділу 4 Глави ХІІ Правил організації діловодства передбачено, що архівні копії та витяги видають відповідно до запитів, та усі аркуші архівної копії або архівного витягу повинні бути пронумеровані та прошиті, а місце з'єднання аркушів засвідчують підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) та відбитком печатки установи (за наявності).

Разом з цим, слід звернути увагу на те, що в абз.6 пункту 5 Розділу 4 Глави ХІІ зазначено, що при виготовленні ксеро- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп «Копія». Архівний шифр (пошукові дані) документа вказують на звороті кожного аркуша копії. Засвідчувальні написи та відбиток печатки (за наявності) проставляють на звороті останнього аркуша копії.

Тобто, якщо при засвідченні копії звичайного документу засвідчувальний напис ставиться на останній сторінці під текстом у правому нижньому кутку, то на звороті останнього аркушу (як це робить більшість, що підтверджується судовою практикою) засвідчувальний напис ставиться тільки на архівних документах.

При оформленні та подачі засвідчених копій документів до суду бажано дотримуватись Правил організації діловодства.

І хоча законодавство не встановлює заборони щодо прошивання копій документів, воно чітко встановлює вимоги щодо порядку засвідчення їх копій.

Тобто, учасник справи може подати прошитий пакет копій документів, але кожен документ повинен в ньому бути засвідчений належним чином.

Зверніть увагу, що «надмірний формалізм» висловлений Верховним Судом у постанові від 18.12.2018 по справі №761/5894/17 стосується саме залишення позовної заяви без руху з підстав не стільки самого факту подачі позивачем прошитих документів, скільки того факту, що вони не були поаркушно засвідчені.

Це не означає, що в іншому конкретному випадку не буде застосовано  висновку викладеного Верховним Судом в постанові від 08.05.2019 у справі №160/7887/18, відповідно до якого при оформленні до суду копій документів застосуванню підлягають Правила організації діловодства.

Ще одним важливим моментом, який не можна оминути, є правила засвідчення копій документів, що подаються до суду фізичною особою, як учасником справи.

Зазначені положення ДСТУ 4163-2003 та положення Правил організації діловодства не розповсюджують свою дію на фізичних осіб.

Законодавство не містить вимог щодо засвідчення копій документів фізичною особою.

Тому посилання суддів на не дотримання фізичною особою позивачем вимог ДСТУ 4163-2003 чи Правил при оформленні копій документів позовної заяви - є недоречним. 

Тобто не можна залишити позовну заяву без руху, подану фізичною особою з тих підстав, що замість «Згідно з оригіналом» вона зазначила «Копія вірна», чи не проставила відмітку «Копія» в правому верхньому кутку  лицьової сторінки документу, чи недотрималась інших вимог ДСТУ 4163-2003 та Правил організації діловодства.

На мою думку, для належного засвідчення копії документів, фізичній особі - учаснику справи достатньо дотриматись вимог абз.2 п. 5 ст. 95 ЦПК України (п. 5 ст. 91 ГПК України, п.5 ст. 94 КАС України) де зазначено, що учасник справи підтверджує відповідність копії письмового доказу оригіналу, який заходиться у нього, своїм підписом із зазначенням дати такого засвідчення.