Первый шаг к успеху - правильная подача тендерного предложения

Тендерной документацией называется набор документов, в котором содержатся условия конкурса и будущего контракта. При проведении торгов и заказчики, и соискатели должны действовать строго в соответствии с данной документацией.

Перед тем, как подать тендерное предложение на участие в любых электронных торгах, нужно узнать перечень документов для участия в тендере. Множество предложений отклоняется только потому, что бумаги подаются неправильно или отсутствуют какие-либо документы. Чтобы Ваше тендерное предложение не оказалось в их числе, стоит заранее выяснить перечень документов для участия .

Тендерная документация: что важно знать

Все действующие нормы закона применяются независимо от того, отображены они в тендерной документации или нет.

В статье 22 Закона Украины «О публичных закупках» от 25.12.2015 года, номер 922-VIII подробно перечислена информация, что должно содержаться в тендерной документации обязательно:

• Инструкция, как готовить тендерные предложения;
• Квалификационные критерии (один или несколько);
• Характеристики относительно технических требований, качества и количества товара и места его поставки;
• Место исполнения и объемы работ или услуг;
• Сроки выполнения работ, оказания услуг или поставки товара;
• Проект договора, где будет указан порядок изменений его условия при возникновении такой необходимости, критерии и методики, с помощью которых будут оцениваться тендерные предложения;
• Документы, которые содержат конечный срок действительности тендерных предложений (не менее 90 дней с даты, когда были раскрыты тендерные предложения);
• Валюта, в которой будет исчисляться и указываться цена;
• Язык, на котором рекомендуется составлять тендерные предложения;
• Указание на конечный срок подачи тендерных предложений;
• Условия предоставления тендерных предложений, их размер и вид;
• Информация о возврате и невозврате обеспечения выполнения договора: условия, срок, размер, вид;
• Данные о должностном лице или должностных лицах заказчика: Ф.И.О., должность, адрес;

В случае привлечения для выполнения работ субподрядчиков в объеме более 20% от общего объема стоимости работ, указывается информация о данном исполнителе.

В список типичного пакета документов тендерного предложения входят следующие:

1. Документы, подтверждающие вашу личность (личность участника, если он ФЛП, либо представителя, если участвует предприятие)

Для подтверждения вашей личности необходимо предоставить следующие документы:

○ копию паспорта (страницы 1-6 и те, на которых указано место жительства);

○ или копию иного документа, предусмотренного ст. 13 Закона «О Едином государственном демографическом реестре и документах, подтверждающих гражданство Украины».

2. Устав или иной учредительный документ вашей компании.

Как правило, государственный заказчик потребует от вас предоставить один из следующих документов:

○ оригинал или копию последней зарегистрированной редакции устава вашей компании;

○ или оригинал или копию другого учредительного документа вашей компании;

○ или копию описи с подписью государственного регистратора, с помощью кода которого можно проверить последнюю редакцию такого учредительного документа через официальный веб-сайт (https://usr.minjust.gov.ua/ua/freesearch), (требование устанавливается для участника — юридического лица).

3. Документы, подтверждающие статус налогоплательщика

Для подтверждения статуса налогоплательщика вам понадобятся следующие документы:

1. Если вы — плательщик НДС

■ копия справки или свидетельства плательщика НДС;

■ копия выписки из реестра плательщиков НДС.

2. Если вы — плательщик единого налога:

■ копия справки или свидетельства плательщика единого налога;

■ копия выписки из реестра плательщиков единого налога.

4. Подтверждение отсутствия оснований для отказа в участии в процедуре закупки

Государственный заказчик обязательно попросит вас подтвердить отсутствие оснований для отклонения вашего тендерного предложения, определенных частями 1 и 2 ст. 17 Закона «О публичных закупках». Сейчас они доступны в виде электронных полей на странице подачи тендерного предложения. Это, в частности следующие основания:

1. Совершение преступлений, совершенных из корыстных побуждений.
2. Совершение экономических преступлений (антиконкурентных действий).
3. Совершение коррупционных нарушений.
4. Совершение правонарушений, связанных с использованием детского труда или любыми формами торговли людьми.
5. Задолженность по уплате налогов и сборов (обязательных платежей).
6. Возбуждение дел о банкротстве.
7. Наличие других обстоятельств для отказа в участии в процедуре закупки.

5. Подтверждение соответствия техническим требованиям

Организатор самостоятельно прописывает в условиях тендерной документации перечень документов, которые необходимо загрузить для подтверждения технического соответствия поставщика. Это могут быть следующие документы:

○ справки в произвольной форме;

○ лицензии;

○ сертификаты.

В составе вашего предложения всегда должна быть копия Приложения к тендерной документации, которую предлагает заказчик, подписанная вами как согласие с тем, что ваше предложение соответствует требованиям. Предварительно вам следует внимательно вычитать документ «Технические требования», чтобы исправить некоторые словосочетания. Например, если заказчик указал, что тот или иной параметр «должен отвечать» чему-либо, то вы обязательно должны заменить это выражение на «отвечает». Также не лишним будет добавить письмо-согласие с техническими условиями.

6. Подтверждение опыта выполнения аналогичного договора

Организатор может запросить у вас копию одного аналогичного договора за последний год или несколько лет, со всеми приложениями, указанными в договоре, и со всеми актами приема-передачи товара.

Заказчик самостоятельно прописывает в условиях тендерной документации перечень документов, которые необходимо загрузить для подтверждения соответствия квалификационным критериям.

7. Документы о материально-технической базе (МТБ)

Наличие оборудования, МТБ и технологий - один из типичных квалификационных критериев, который заказчики почти всегда устанавливают для участников тендера. Чтобы подтвердить соответствие, обычно требуется справка в свободной форме. Но зачастую необходимо также подать техпаспорта на автомобили, договор аренды офиса и производственных помещений, балансовые ведомости на механизмы и т.д.

8. Документы о сотрудниках

Еще один квалификационный критерий, довольно часто используемый заказчиками тендеров - это сотрудники с необходимым опытом и знаниями. Чтобы подтвердить их присутствие, участнику приходится подавать, помимо справок в свободной форме, копии трудовых книжек, приказов о назначении, дипломов об образовании, квалификационных сертификатов. Часто требуется подать согласия на обработку персональных данных, подписанные лично сотрудниками. 

9. Документы, подтверждающие полномочия для подписания документов тендерного предложения

Таким документом может быть протокол учредителей и/или приказ о назначении, доверенность (в случае подписания другим уполномоченным лицом участника) или иной документ, подтверждающий полномочия представителя участника на подписание документов:

○ для должностных (служебных) лиц участника, уполномоченных подписывать документы предложения и совершать другие юридически значимые действия от имени участника на основании положений учредительных документов — распорядительный документ о назначении (избрании) на должность соответствующего лица (приказ о назначении и/или протокол собрания учредителей и т.п.);

○ для лиц, что уполномочены представлять интересы участника при проведении процедуры закупки и не входят в круг лиц, представляющих интересы участника без доверенности — доверенность, оформленная в соответствии с требованиями действующего законодательства, с указанием полномочий поверенного, вместе с документами, подтверждающими полномочия должностного (служебного) лица участника, подписавшего от имени участника указанную доверенность.

10. Тендерное или ценовое предложение

Данный документ оформляется в соответствии с шаблоном, который организатор прикрепил к тендерной документации.

Как понять, какие документы нужны для участия в закупке?

Для того, чтобы понять, какие документы необходимы для участия в том или ином тендере, читайте условия тендерной документации — организатор обязан составлять их в соответствии с нормами Закона «О публичных закупках». Заказчик не вправе требовать документы, противоречащие этим нормам.

С какими проблемами можно столкнуться при оформлении документов?

Самостоятельное оформление пакета документов на тендер – задание вполне посильное, хоть и серьезное. Следует заранее оговорить, с какими сложностями может столкнуться клиент, собирая все справки самостоятельно:

• нехватка времени: заказать любую справку в соответствующем ведомстве просто, но таких справок много, и на каждое обращение придется потратить немало времени;
• отсутствие юридических знаний и опыта именно в сфере подготовки тендерных предложений и практики Антимонопольного комитета Украины. Это приводит к серьезным ошибкам, пропуску требований, их неверной трактовке;
• самостоятельная подготовка документов – это расход моральных и физических ресурсов;
• если в любом из полученных документов будет ошибка, конкурсная комиссия вправе отклонить тендерное предложение поскольку участник не смог подтвердить свое соответствие либо соответствие своего товара/работ/услуг условиям тендера тем способом, который установил заказчик

Таким образом, подготовкой тендерной документации должен заниматься как минимум тот, кто хорошо разбирается в юридических вопросах и имеет опыт общения с площадками для закупок. Далеко не всем компаниям повезло иметь в своем штате соответствующего специалиста.

Какой выход из данной ситуации?

Один из выходов, экономящих время и повышающих шансы на победу в конкурсе – это обращение в Veklegal. Мы работаем сразу по нескольким тендерным направлениям.

Прежде всего, это:

• оформление справок и тендерных предложений за короткий срок;
• юридическая консультация относительно торгов по оформлению пакета тендерных документов;
• представление интересов заказчика в спорных ситуациях;
• обжалование условий тендера, решений заказчика;
• мы готовим тендерное предложение с учетом практики Амку;
• после тендерное обслуживание.

Стоит еще раз подчеркнуть важность оформления тендера специалистами. Самые крупные закупки в Украине осуществляются через систему «Прозорро». Это автоматизированный процесс, для которого нужен только правильно подготовленный пакет документов.

Veklegal – это команда профессионалов, экономящих время и повышающих шансы на победу в участии в тендерах.

Оказывая услуги тендерного сопровождения, мы помогаем Вам подготовить правильный пакет документов для подачи. С нами вы будете в курсе, что из ваших документов не соответствует, чего не хватает, что и на что заменить. Ваше время и силы будут направлены на решение насущных задач, а мы со своей стороны подготовим 60% документов тендерного предложения. При этом цена подготовки документов к тендеру всегда остается в категории доступных.

PROMOTED