Новий друг краще старих двох?

Інструкція з діловодства налагодить відносини між різними інстанціями

Загальні суди нарешті дочекалися появи нової інструкції з діловодства. Цей правовий продукт адаптований до норм нового Кримінального процесуального кодексу, а також до технічних інновацій, таких як відеоконференцзв’язок та проект «Електронний суд». Однак найголовніше, мабуть, те, що новий документ уніфікував діловодство в судах різних інстанцій. З’ясуємо, чи піде це на користь судочинству?

Системний облік: часу обмаль

Передусім нова Інструкція з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді з розгляду цивільних і кримінальних справ передбачає наявність автоматизованої системи документообігу. Такий стан справ зумовлений тим, що у Стратегічному плані розвитку судової влади України на 2013—2015 роки одним із завдань значиться «інноваційне використання технологій та вдосконалення судових процедур». Саме в рамках реалізації цієї тези протягом року проводилося вдосконалення програмного забезпечення автоматизованої системи діловодства. І хоча інструкцію вже впроваджено, а електронний документообіг налагоджено, триває процес приведення у відповідність програмного забезпечення та інтеграції програмних продуктів, які використовуються в судовій системі, зокрема програми електронного діловодства Д-3.

Обов’язки щодо ведення справ канцелярії розподілені між працівниками апарату таким чином, що суддя повністю позбавлений функцій, які прямо не стосуються здійснення судочинства. Щоправда, автоматизована система діловодства суду зовсім не скасовує паперових форм звітності, однак документам в електронному вигляді надається особливе значення.

Очевидно, автоматизація посилює контроль за надходженням та виконанням процесуальних документів. Це так звана профілактика можливості втрати паперів чи відстрочення виконання судового акта. Адже, за новою інструкцією, в автоматизованій системі вказується й строк його виконання. Це, до речі, стосується як процесуальних, так і непроцесуальних документів.

Посилено заходи контролю й за відправленням судами кореспонденції. Так, згідно з п.7.1 інструкції вся вихідна кореспонденція приймається, перевіряється й відправляється поштою, факсом, за допомогою фельд’єгерського або телеграфного зв’язку чи інших засобів, які забезпечують фіксацію повідомлення про відправлення, або передається нарочним служби діловодства (відповідальним працівником чи відповідним структурним підрозділом) після її реєстрації в АСДС. Проте, стикаючись із такою повальною реєстрацією документів, чимало судів переймаються питаннями перевантаження служби діловодства та затримок із відправленням документів учасникам судового провадження. Адже в разі запровадження централізованої реєстрації всієї кореспонденції шляхом заповнен­ня відповідних форм в автоматизованій системі документообігу кількість кореспонденції, що підлягає обліку, зросте в 4—5 разів. Тим більше що реєстрація більшості документів дублюється у відповідних журналах.

Обчислення розумних строків

Проблема дотримання процесуальних строків, можливо, насамперед стосується саме місцевих судів. Служби діловодства деяких місцевих та районних судів просто не встигають обробляти величезну кількість заяв і звернень. За робочий день відповідальний працівник структурного підрозділу апарату повинен обробити всі документи, які надійшли до установи протягом доби. Тобто процес оброблення збігається з процесом приймання. Такий безперервний процес майже унеможливлює гальмування строків виконання, які обчислюються за новою інструкцією з дня реєстрації вхідного документа (заяви, скарги, позову) в АСДС.

У цій самій системі зазначається й строк виконання кожного документа. Якщо попередня інструкція не встановлювала чітких вимог щодо дотримання цих термінів, то тепер строки прописані в тексті документа. Вони обчислюються в календарних днях. Термін може вказуватися в тексті документа або резолюції.

Пункт 5.8 інструкції дає чітке визначення строків. Так, за змістом цієї норми, документи підлягають виконанню:

• без зазначення строку виконання — протягом 30 днів із дня реєстрації документа в АСДС;

• у разі накладення резолюції «Терміново» — протягом 3 днів із дня реєстрації документа в АСДС;

• у разі накладення резолюції «Негайно» або «Невідкладно» — протягом одного дня з дня накладення резолюції.

Зрозуміло, що така градація зумовлена нагальною потребою своєчасного розгляду цивільних справ, кримінальних та адміністративних проваджень. Адже для людини, яка під час розгляду перебуває під вартою, кожен день дається великою ціною. Саме тому тільки злагоджена робота служби діловодства, працівників апарату та безпосередньо суддів може прискорити розгляд тих чи інших заяв, клопотань і скарг.

Ознайомлення: право чи обов’язок?

На конституційному рівні серед основних засад судочинства закріп­лено рівність усіх учасників судового процесу перед законом і судом, а також змагальність у наданні доказів і в доведенні перед судом їх переконливості (ст.129). Процесуальне законодавство закріплює право учасників процесу на обов’язкове ознайомлення з матеріалами справи. Так уже склалося, що реалізацію цього права пересічним громадянам інколи доводиться виборювати. Адже через велику завантаженість відповідальні працівники, здебільшого це секретарі судових засідань, відмовляють сторонам процесу в наданні матеріалів, коли громадяни звертаються з такою вимогою.

Колишня інструкція з діловодства регламентувала, що ознайомлення може відбуватися протягом усього робочого дня. Новий документ також містить цю тезу. Ймовірно, й тепер громадянам таки доведеться заздалегідь планувати свою зустріч із працівником суду та приходити на неї вчасно.

До того ж по-іншому відбуватиметься фіксування самого факту ознайомлення. Зникне нарешті нескінченне «малювання» на й без того хитких обкладинках. Тепер, ознайомившись зі справою, сторона або її повноважний представник повинен буде розписатись у спеціальному журналі. Саме в цьому журналі зазначається номер справи, кількість томів або їхні номери та час видання матеріалів провадження відвідувачу. Це чи не єдиний випадок, коли процесуальна дія не фіксується в АСДС. Поки що.

Єдиний підхід до процесу

Найімовірніше, інструкція з діловодства стане бестселером року. Її появи чекали, а в деяких судах почали опрацьовувати ще на стадії проекту. Однак той факт, що один документ фактично вмістив у собі кілька значних за обсягом, заслуговує на увагу.

Уніфікація діловодства в судах різних інстанцій допоможе уникнути формального формування справ, присвоєння номера тощо. Працівники апарату суду першої, апеляційної та касаційної інстанцій при отриманні справи зможуть легше розбиратися з отриманими документами та швидше направляти їх до виконання у відповідний підрозділ судової установи.

ДСАУ дуже відповідально поставилася до вигляду процесуальних документів, зокрема до їх оформлення. У додатках до інструкції працівники апарату зможуть знайти детальні приклади оформлення виконавчих листів, пам’яток про права та обов’язки сторін, розпоряджень про виконання вироків та інших процесуальних документів.

На думку фахівців, недоопрацьованим залишився хіба що зміст судової повістки, яка надсилається шляхом СМС-повідомлення. У документі наведено приклад повістки, яка надсилається поштою або вручається особі та відповідає нормам чинного КПК. Однак суто технічно неможливо дотриматися таких вимог до вигляду документа при формуванні СМС-повідомлення. Оскільки нині номери справ та проваджень у них можуть повторюватися в місцевих та апеляційних судах, у сторін процесу виникатимуть складнощі з ідентифікацією справи, в якій надходить СМС-повістка. На цей факт неодноразово звертала увагу Рада суддів загальних судів.

Незважаючи на наявність не­знач­них проблем, нова інструкція підвела під один знаменник подібне за своєю сутністю та специфікою діловодство в судах різних інстанцій. Єдиний підхід до процесу, його уніфікація, оптимізація та вдосконалення стовідсот­ково позитивно вплине на якість і оперативність відправлення правосуддя. Принаймні всі на це сподіваються…