У путь за наказом

Недбалий звіт про поїздку може датися працівникові в копійчину

Наталя ГЕШЕВА, головний спеціаліст відділу по роботі з персоналом Вінницького апеляційного адміністративного суду

8815

Відправляючись у службове відрядження, слід подбати про його правильне оформлення, отримання звіту та наявність документів, що підтверджують зв’язок поїздки з господарською діяльністю.

Власний порядок

Мабуть, немає жодного підприємства, яке не направляло б своїх працівників у службове відрядження, адже це невід’ємна складова господарської діяльності.

Відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Відрядженням не вважається службова поїздка працівників, постійна робота яких пов’язана з перебуванням у дорозі, тобто має роз’їзний (пересувний) характер (якщо іншого не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і роботодавцем).

Працівника направляють у службове відрядження згідно з письмовим наказом (розпорядженням) роботодавця. Однак відповідно до ст.32 Кодексу законів про працю роботодавець не має права вимагати від працівника такої поїздки для виконання завдання, що не належить до його службових обов’язків. У таких випадках відрядження працівника можливе лише за його згоди.

Як відомо, Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів від 13.03.98 №59, поширюється тільки на органи державної влади, підприємства, установи й організації, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів. Щодо інших підприємств та організацій інструкція №59 має лише роз’яснювальний характер і може використовуватися як допоміжний документ.

З огляду на це госпрозрахунковим підприємствам варто розробити та затвердити внутрішній документ про відрядження, в якому потрібно вказати порядок оформлення командировки, порядок і строки подання звіту після повернення, режим роботи на основному місці в день від’їзду та приїзду, порядок повідомлення про необхідність перенесення термінів відрядження, порядок оплати вихідних днів та лікарняних під час відряджень, норми добових у межах України та за кордоном, граничні суми оплати проживання тощо.

Щоденне забезпечення

Строк відряджень у межах України відповідно до інструкції №59 не може перевищувати 30 календарних днів, а для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних та будівельних робіт — строку будівництва об’єктів. Тривалість відрядження за кордон визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 2.02.2011 №98.

Працівникам, які направлені в службове відрядження, оплата здійснюється відповідно до умов, установлених трудовим або колективним договором, а її розмір не може бути нижчим за середній заробіток.

При цьому, на відміну від інструкції №59, ст.121 КЗпП врегульовано гарантії та компенсації для співробітників під час службових командировок незалежно від бюджетної належності підприємства.

Добові виплачуються за кожен день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), у розмірі, затвердженому постановою №98 (ці розміри стосуються підприємств, що утримуються за рахунок бюджету).

Відшкодування витрат

Витрати на поїздку відшкодовуються лише за наявності оригіналів документів, що їх засвідчують, а саме: квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), зокрема електронних квитків; посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, зокрема чартерних рейсів; рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги щодо розміщення та проживання відрядженого працівника, зокрема бронювання житла; страхових полісів тощо. Витрати, понесені у зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються. За час затримки в місці відрядження без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові, витрати на оренду житла та інші.

Таким чином, направляючи співробітника в командировку, слід подбати про її правильне документальне оформлення.