Закон і Бізнес


Хліба та видовищ

Особливості юридичного супроводу проведення бізнес форумів в Україні


Юридична компанія AVG виступала юридичним партнером кількох бізнес форумів, у тому числі, останнього - OLEROM FORUM 1.

07.11.2017 15:38
Катерина Власюк, Леся Салмон, адвокати ЮК AVG
2230

Останні кілька років в Україні стрімко набирає оберти мода на проведення бізнес форумів у різних галузях та різних форматах. Як захистити організаторів публічного заходу, - спробуємо розібратися.


Хочу мабуть в першу чергу звернути увагу та те, що більшість бізнес форумів не приносять великого (або й взагалі) прибутку організаторам. Тому багато компаній, розуміючи таку перспективу, роблять ставку на іміджевість проекту. Учасники ж таких подій, беручи у них участь, розраховують на «якісний контент» спікерів та практичні теми та роблять ставку на «фуршети» та «кава брейки» під час яких можна завести «корисні» контакти на майбутнє.

Тому з кожним роком кількість бізнес форумів зростає, а частина з них переносить їх проведення у регіони. Адже там і «публіка» вдячніша (немає такого різноманіття подій як в Києві) і проведення в рази дешевше.

Поговоримо про ті моменти, які, на нашу думку, є важливими, та врахування яких забезпечує проведення заходу на найвищому рівні.

Початок переговорів з доповідачами розпочинається не за місяць і навіть не за півроку, а мінімум за рік до за планової дати проведення заходу.

Як правило, спікери вже мають свої англомовні контракти з урахуванням тих моментів, які важливі для них. Внесення змін чи чітке визначення графіку та таймінгу може завдати певного клопоту, але й не погоджувати такі моменти не можна, в подальшому спікери можуть «серфінгувати» і відходити від дотримання попередніх усних домовленостей, які з очевидних причин не були внесенні в контракт.

Тому, укладаючи контракт, перш за все необхідно чітко визначити обов’язки та права, як доповідача, так і організатора, а також відповідальність. Задля уникнення прикрих несподіванок, в контракті необхідно, перш за все, передбачити умови трансферу, проживання, місце, час та тему доповіді, а також можливу участь доповідача в інших заходах, які є сумісними та відповідають темі доповіді, а також випадки, через які спікер не може брати участь у якості доповідача. Звісно ж, не варто забувати й про умови розрахунків, зазвичай ціна договору визначена в доларовому еквіваленті, що передбачає попереднє консультування з банком, який буде обслуговувати дані безготівкові валютні операції. Як правило, контракти зі спікерами мають буди обговорені та укладені щонайменше за 6 місяців до події.

Що стосується оренди приміщення, то разом з визначенням місця проведення заходу, варто передбачити також і забезпечення приміщення персоналом: кафе/охорона/прибирання/пропускна система тощо. Також подбати про технічний персонал: освітлення, звук, вчасну подачу відео та аудіо файлів на екрани й монітори. До проведення такого роду масштабних заходів дуже часто залучають волонтерів, які допомагають всім відвідувачам створюючи атмосферу гостинності та дружелюбності. Проте більшість працюють за  договором про надання послуг.

Продаж квитків – це окремий етап у підготовці, адже використання електронних квитків полегшує їх придбання, проте не всі компанії мають технічну можливість працювати у відповідних електронних системах та генерувати відповідні коди. Тому, по-перше, потрібно підібрати надійного партнера з генерування та продажу квитків, укласти з ним договір (попередньо ознайомившись на його сайті з договором публічної оферти по придбанню квитків) та розмістити на квитках певний об’єм потрібної інформації: назву заходу, час та місце проведення заходу, умови повернення квитка та заборону на проведення відео зйомки без отримання додаткової акредитації організатора.

Компанія, яка буде здійснювати друк та доставку матеріалів, які будуть роздаватись на події, повинна вчасно зробити поставку, щоб у день заходу матеріали були роздані учасникам.

Зрозумілим є також і те, що організація такого заходу не відбувається без залучення відповідних фінансових ресурсів. Джерелами фінансування є спонсорські внески, укладання партнерських угод та договорів про співпрацю, в рамках яких компанія може ставити під час заходу свої рекламні стенди, роздавати матеріали та вкладати друковану інформацію у роздатковий матеріал. Тому, якщо умови співпраці з партнером не передбачають здійснення попередньої оплати до дати проведення заходу, то необхідно уважно прописати умови надання послуг та зобов’язання партнера, щоб у подальшому не виникло проблем з тим, що послуга отримана, але не оплачена у зв’язку з недобросовісністю рекламодавці.

До речі, потрібно також відповідально поставитись до мови проведення заходу, мови розповсюджуваних друкованих матеріалів, щоб не накликати на себе шквал надуманих звинувачень. 

Також організаторам події потрібно подбати про укладання з усіма  хто причетний до організації події, договорів про не розголошення комерційної таємниці та конфіденційної, яка може стати надбанням конкурентів.

Особливою уваги потребує й робота з пресою, яка буде висвітлювати дану подію, адже є поняття ексклюзивного інтерв’ю та доступу, прес конференції та зйомки під час заходу. Ці моменти потрібно проговорити та прописати з кожним ТВ каналом/радіо/газетою, що саме і де вони можуть знімати та поширювати.

Якщо організатори вирішать віддати на благочинність частину квитків, то потрібно встановити на них мінімальну вартість, щоб у подальшому не було нарікань з боку контролюючих органів.

Окрім того, успішне проведення заходу - ще не кінець «історії». Захід закінчився, а що ж залишилось? Так, все вірно, це фото, відео та інші матеріали здійснені організатором під час виступу спікера. Право на здійснення такої фото та відео фіксації, умови використання цих матеріалів в майбутньому, знову ж таки, має бути передбачено умовами контракту. Адже такі заходи – це надбання організатора і вклад в його скарбничку досягнень.

Доречним буде передбачити відповідальність за неналежне виконання обов’язків, таких як спізнення, недотримання умов ексклюзивності і т.і. Хоча контракт укладається з організатором, проте отримувачем послуги насправді є наші співвітчизники, що жадають нових знань.

Закон і Бізнес