Керований контроль
Захист при перевірці: алгоритм дій
Попри перманентні реформи, спрямовані на скорочення органів контролю, кількість останніх все ще залишається значною. За даними Кабінету Міністрів, 27 центральних виконавчих органів влади в Україні мають функції контролю в багатьох сферах господарської діяльності.
Нормативне забезпечення
Порядок проведення перевірок органами контролю врегульований законом «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності». Водночас перевірки з боку Державної фіскальної служби, Антимонопольного комітету, Держархбудінспекції, Держфінінспекції, Держінспекції праці, Національного банку тощо регламентуються спеціальними законами і підзаконними актами.
Проте в цих перевірок є багато спільного, що дозволяє створити певний алгоритм дій при появі перевіряльника.
Етап перший: знайомство
1. Всі співробітники підприємства мають бути поінформовані про порядок дій під час перевірки. В разі появи перевіряльників вони повинні негайно повідомити про це керівника підприємства або його заступника. Органи контролю зобов’язані проводити перевірку в присутності директора, його заступника або іншої уповноваженої особи. Тому слід заборонити працівникам допускати чиновників до перевірки до повідомлення уповноваженої особи підприємства (а тим більше — без її повідомлення).
2. Під час перевірки рекомендується включити відеокамери і/або диктофон і поінформувати представників органу контролю, про зйомку. Наприклад: «Панове перевіряльники, це відеокамера (диктофон). Вона увімкнена».
Альтернатива: встановити стаціонарну відеокамеру біля входу в офіс й у самому офісі. Втім, оскільки кут огляду стаціонарної відеокамери обмежений і вона нечітко фіксує звук, додатково радимо використовувати переносну персональну відеокамеру. Згодяться навіть ті, що вбудовані в мобільні телефони.
3. Привітавшись із перевіряльниками, необхідно попросити їх показати службові посвідчення, що підтверджують особу і правовий статус. Відмова є підставою для недопуску осіб до перевірки.
4. Слід переписати або іншим чином зафіксувати дані службових посвідчень. При цьому варто звернути увагу на назву органу, що видав документ, і термін його дії. Буває так, що на перевірку приходять працівники органів, юрисдикція яких не поширюється на територію, де розташоване підприємство. Або ж перевіряльники мають прострочені посвідчення. Крім того, варто пересвідчитися, що фото на документі належить саме цій особі, перевірити дату видачі, наявність печатки й підпису керівника та даних про посаду.
Також можна подзвонити в орган контролю і переконатися, що особи, котрі пред’явили службові посвідчення, є його співробітниками.
Особам, посвідчення яких викликають недовіру, прострочені або не дають права на здійснення перевірки підприємства, слід відмовити в допуску до останньої.
5. Треба попросити в перевіряльників наказ та направлення на перевірку. Вони зобов’язані не тільки пред’явити оригінал направлення на перевірку (іноді його називають посвідченням), а й надати його копію. Під час податкової перевірки держслужбовці повинні пред’явити ще й наказ про призначення перевірки.
Чи мають право
6. У направленні й наказі слід перевірити необхідні реквізити.
У направленні на проведення перевірки обов’язково повинно бути вказано:
• дату видачі направлення;
• орган державного нагляду, який його видав;
• найменування підприємства або прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи — підприємця, яку перевіряють;
• місцезнаходження (в разі податкової перевірки — код ЄДРПОУ) підприємства або його відокремленого підрозділу, прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи — підприємця, яку перевіряють;
• номер і дату видачі наказу, на підставі якого здійснюється перевірка;
• перелік посадових осіб, які беруть участь у перевірці, із зазначенням їхніх посад, прізвищ, імен і по батькові;
• дату початку і закінчення перевірки (під час податкових перевірок — тривалість);
• тип перевірки (планова чи позапланова);
• вид перевірки (перевірка, ревізія, обстеження, огляд, інспекції тощо: в разі податкових перевірок — документальна чи фактична);
• підстави для перевірки (вичерпний перелік таких підстав установлено законами);
• предмет (мету) перевірки (за певний період або після певних обставин);
• інформацію про проведення попередньої перевірки (тип і термін її проведення); не вказується в направленні на податкову перевірку.
На документі мають бути підпис керівника (його заступника) і печатка органу контролю.
У наказі на проведення перевірки повинні бути зазначені найменування суб’єкта господарювання або прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи — підприємця, яку перевіряють, і предмет перевірки (перелік питань, які будуть досліджені). У наказі на проведення податкової перевірки додатково вказуються:
• дата видачі;
• орган, який його видав;
• місцезнаходження підприємства;
• дата початку й тривалість перевірки;
• мета і вид перевірки;
• період діяльності, що перевірятиметься.
Крім того, радимо звірити дані направлення й наказу на перевірку, а також дані направлення і службових посвідчень. У разі відсутності в направленні і/або в наказі на перевірку вищезгаданих відомостей (або у випадку невідповідності вказаних відомостей об’єктивним обставинам дійсності) є всі підстави для відмови в допуску перевіряльників на підприємство.
7. Пересвідчитись у дотриманні вимог щодо призначення і проведення перевірок. У разі проведення планової перевірки слід з’ясувати, чи є підприємство в плані-графіку перевірок на поточний рік (має бути розміщений на сайті органу контролю, а згодом — ще й в інтегрованій автоматизованій системі державного нагляду (контролю)).
Попередження про проведення перевірки має надійти не пізніше ніж за 10 днів до її початку.
Якщо таке попередження не надійшло і/або підприємство не включене до плана-графіка перевірок, перевіряльникам можна відмовити. Крім того, підставою для відмови в допуску до планової перевірки після набуття чинності змінами до відповідного закону може бути порушення встановлених вимог до періодичності такої перевірки і/або відсутність на офіційному сайті органу контролю даних про уніфіковану форму акта, яка передбачає перелік питань залежно від ступеня ризику.
У випадку проведення позапланової перевірки необхідно з’ясувати відповідність підстав вимогам закону. Також варто вимагати копії документів, що стали підставою для перевірки, наприклад копії скарг (не стосується податкових й інших перевірок, указаних вище). Ненадання таких документів уможливлює відмову в допуску перевіряльників.
Також їм можна відмовити, якщо позапланова перевірка проводиться за фактом, який уже був предметом дослідження.
8. Перевірити відповідність вимогам закону строків перевірки, вказаних у направленні. Термін проведення планової перевірки, як правило, не може перевищувати 15 робочих днів, а для суб’єктів малого підприємництва — 5 без права подовження. Проте строк планових податкових перевірок може сягати 30 робочих днів, а для суб’єктів малого підприємництва — 20 і може бути подовжений ще максимум на 10 і 5 робочих днів відповідно.
Тривалість позапланової перевірки, як правило, не може перевищувати 10 робочих днів, а для суб’єктів малого підприємництва — 2 без права подовження. Проте тривалість позапланових податкових перевірок може сягати 15 робочих днів, а для суб’єктів малого підприємництва — 2, і може бути подовжена ще максимум на 5 і 2 робочі дні відповідно.
Допустити або відмовити
9. За відсутності в перевіряльників вищезгаданих документів, в разі невідповідності вказаних у них даних вимогам закону або виникнення сумнівів у законності перевірки і достовірності документів підприємство має повне право відмовити контролерам.
У цьому випадку останні повинні скласти акт про відмову в допуску до перевірки. Також вони можуть скласти адміністративний протокол за фактом невиконання законних, з погляду перевіряльників, вимог посадових осіб органу контролю.
10. Якщо перевіряльники, попри відмову в допуску на підприємство, замість складання відповідних актів і протоколів учинять спробу силового проникнення, варто негайно викликати поліцію. Також у цьому випадку слід подзвонити на номер гарячої лінії відповідного органу контролю й розповісти про ситуацію.
11. Якщо ж контролерів допустять до перевірки, варто попросити їх розписатися в журналі реєстрації перевірок (якщо він є). Форма і порядок ведення журналу відвідин суб’єктів підприємницької діяльності органами контролю (журнал реєстрації перевірок) затверджені наказом Держпідприємництва від 10.08.98 №18.
Відмова від підпису в журналі реєстрації перевірок є підставою для недопуску на підприємство.
Процес і наслідки
12. В ході перевірки слід обережно показувати документи, але не менш обережно — відповідати на запитання. Пам’ятайте, що контролери можуть запитувати тільки документи, які стосуються предмета перевірки й компетенції конкретного органу. Тому, наприклад, СЕС не може вимагати надання податкової звітності або пожежних документів, а пожежники — санітарних або трудових книжок. Крім того, якщо, наприклад, перевірка проводиться у зв’язку з надходженням звернення від особи про порушення її прав, перевірка повинна стосуватися саме викладених у цьому зверненні обставин, а не діяльності підприємства в цілому.
Перед тим, як давати перевіряльникам якісь документи, слід кілька разів подумати, перш ніж прийняти рішення про їх надання. Так само варто бути обережним і з відповідями на питання контролерів. Найкраще, коли у підприємства є схожа на правду історія, що приховує недоліки в його діяльності, яка може бути підтверджена документально. Якщо немає — краще ухилитися від відповідей на запитання або ігнорувати їх. Також можна послатися на ст.63 Конституції про право відмовитися від свідчень щодо себе і членів своєї сім’ї. Крім того, змінами до закону про перевірки передбачено, що підприємства та їхні посадові особи не несуть відповідальності за відмову від надання пояснень стосовно діяльності підприємства.
13. Уважно стежте за перевіряльниками й фіксуйте всі їхні дії. Відеокамера і/або диктофон повинні бути включені протягом усього часу перевірки. Поряд з перевіряльниками постійно повинен бути мінімум один надійний співробітник, який фіксував би всі їхні дії, але при цьому не відповідав на запитання. А ще краще посадити перевіряльників у окрему кімнату й приносити їм документи, які вони вимагають.
Огляд сейфів, шухляд і шаф без вашої згоди, а також вилучення оригіналів будь-яких документів може здійснюватися тільки органами досудового слідства або за їхнім дорученням і тільки на підставі рішення суду в присутності мінімум двох понятих, які не можуть бути співробітниками підприємства або особами, котрі прийшли разом з перевіряльниками.
14. Вимагайте документ, складений за результатами перевірки. Вони повинні бути зафіксовані в акті перевірки (в разі податкових перевірок замість акта може бути складена довідка про відсутність порушень).
В останній день перевірки два екземпляри акта мають підписати представники органу контролю, що проводив перевірку, і суб’єкт господарювання або уповноважена ним особа. Один примірник акта перевірки вручається суб’єкту господарювання, а інший — залишається в органу контролю.
15. Перш ніж підписувати документ, складений за результатами перевірки, слід уважно з ним ознайомитися. В разі наявності будь-яких зауважень щодо перевірки або її результатів необхідно відобразити це в акті. Такі зауваження будуть невід’ємною частиною акта перевірки й повинні враховуватися органом контролю під час ухвалення рішення за результатами перевірки.
16. Після ознайомлення з актом і внесення до нього зауважень можна сміливо його підписувати. Відмова від його підписання не дасть суб’єкту господарювання ніяких переваг. У такому разі контролери зафіксують відмітку про відмову від підписання акта.
17. У випадку незгоди з рішенням, прийнятим за результатами перевірки, його слід оскаржити в порядку, передбаченому законом.
Свавілля буде менше
Звичайно, окреслений алгоритм є досить загальним і потребує корегування залежно від того, який саме орган контролю і з якого питання прийшов. Крім того, велика його частина не стосується візитів правоохоронних органів, які проводять не перевірки, а слідчі дії. Проте сподіваємося, що цей алгоритм буде корисний для багатьох підприємств і випадків незаконних перевірок в Україні стане менше.