Максимальний ефект

Фінансове управління юридичною фірмою: 6 правил ефективності

Чому одні юридичні компанії досягають успіху, а інші весь час тільки намагаються втриматися на плаву? Відповідь на це питання можна знайти, ретельно проаналізувавши закони менеджменту, за якими працюють найбільш прибуткові і успішні гравці на ринку.

1. Фінансова обізнаність партнерів

Дуже часто фінансове управління юридичною фірмою покладається на якийсь один відділ, в той час як інші співробітники компанії мало цікавляться цим питанням. Нерідкі випадки, коли навіть власники бізнесу і керуючі партнери практично нічого не знають про поточні доходи та витрати. Але практика показує, що чим краще партнери обізнані про фінансове положення справ, тим більш прибутковою є робота компанії в цілому.

Досягти успіху в юридичному бізнесі неможливо, якщо управляючі партнери і керівники:

• не планують майбутні витрати і доходи;

• прагнуть підвищити прибуток компанії без збільшення оборотного капіталу;

• зосереджені тільки на технічних деталях проектів та якості реалізації поставлених клієнтом завдань;

• уникають детального обговорення грошових питань з клієнтами;

• не інформують інших співробітників про їх роль у збільшенні прибутковості роботи компанії.

Уникнути цих помилок і зробити управління юридичною фірмою максимально ефективним можна, якщо:

• збільшувати оборотний капітал, призначений для покриття поточних витрат, відповідно до зростання обсягу продажів;

• відслідковувати стан дебіторської заборгованості, стимулюючи своєчасну оплату виставлених клієнтам рахунків;

• розподіляти прибуток між партнерами так, щоб залишалися кошти на погашення поточних витрат і довгострокові інвестиції;

• відмовитися від надання послуг, що не приносять прибутку;

• вчасно збільшувати вартість послуг, особливо по затребуваних напрямах;

• пам'ятати, що цінність конкретного проекту полягає не тільки в якості його реалізації, але і в отриманні оплати від клієнта;

• постійно інформувати партнерів і співробітників фірми про фінансову ситуацію, навчати їх фінансовим основам юридичного бізнесу;

• своєчасно вирішувати всі грошові труднощі, не даючи їм перетворитися в сніговий ком.

2. Формальне закріплення обов'язків кожного партнера

Управління юридичною фірмою полягає в забезпеченні злагодженості роботи всіх її підрозділів. Для цього вкрай важливо грамотно розподілити управлінські функції між партнерами всіх рівнів і стежити за виконанням ними своїх обов'язків.

Здавалося б, все зрозуміло. Але на практиці далеко не всі партнери готові взяти на себе вирішення стратегічних завдань, вважаючи за краще більшу частину часу віддавати роботі над проектами клієнтів. Крім того, багато хто просто не хоче дотримуватися встановлених правил, вважаючи себе незобов’язаними підкорюватись кому-небудь.

Вирішити цю проблему можна, якщо:

• укласти угоду з партнерами, в якій чітко прописати обов'язки кожного з точки зору участі в управлінні;

• постійно працювати над зацікавленістю власників і співробітників в реалізації довгострокових перспектив розвитку компанії;

• відмовитися від надмірної формалізації управлінського процесу, залишивши місце для розвитку підприємницького духу партнерів;

• розподілити час партнерів так, щоб зберегти баланс між вирішенням короткострокових завдань і роботою зі стратегічними напрямками.

3. Постійний моніторинг фінансових результатів

Управління юридичною фірмою схоже на заняття спортом. Щоб отримати очікуваний результат важливо займатися небагато, але кожен день, замість того, щоб попрацювати «до впаду», але раз на рік.

Налагодити ефективний фінансовий моніторинг можна, якщо:

• регулярно обговорювати з керівниками окремих напрямків фінансові результати роботи їх підрозділів;

• організовувати подібні зустрічі між главами відділів і менеджерами проектів, рядовими юристами;

• проводити аналіз відповідності отриманих результатів запланованим цілям і даними за минулі періоди;

• після кожної зустрічі складати перелік завдань, які потрібно реалізувати найближчим часом.

4. Створення системи контролю і нагадувань

Всім відомо, як часто слова розходяться зі справами. І правильна постановка завдання перед керівником відділу або підзвітним йому юристом не є гарантією неухильного виконання ними взятих на себе зобов'язань. В результаті частина проектів так і залишається у підвішеному стані, що несприятливо позначається на прибутковості юридичного бізнесу.

Досягти рівноваги між «давайте зробимо» і «поставлене завдання виконано» можна, якщо:

• викласти на папері результати зборів, проведених в рамках фінансового моніторингу;

• регулярно нагадувати співробітникам про взяті ними на себе зобов'язання;

• створити зручну для кожного користувача систему інформування про роботу за конкретними напрямками.

Такий підхід дозволить скоротити кількість нереалізованих завдань, а також зробити процес управління юридичною фірмою максимально простим і ненав'язливим для рядових співробітників.

5. Розробка зручної форми звітності

Багато власників і керуючих партнерів вважають, що чим більш докладним буде звіт про виконану роботу, тим більше користі він принесе з точки зору аналізу скоєних промахів і досягнутих успіхів. Насправді ж надмірна кількість графіків, цифр і таблиць у звітах тільки заплутує юристів, заважаючи їм швидко відокремити зерна від плевел.

Партнерам і юристам буде набагато простіше вирішувати поточні проблеми, якщо:

• завжди надавати тільки актуальну структуровану інформацію, відмовившись від метрових звітів з купою непотрібних зведених таблиць і застарілих даних;

• подавати відомості порційно і своєчасно;

• стежити за тим, наскільки кінцевий користувач зрозумів наданий йому звіт, і за мірою необхідності коректувати форму подачі даних.

6. Індивідуальна робота з партнерами та керівниками напрямків

Управління юридичною фірмою - це не тільки невсипущий контроль за діяльністю співробітників, але ще і своєчасна допомога тим, хто її потребує.

Підвищити ефективність роботи партнерів і юристів можна, якщо:

• забезпечити їх всією необхідною для виконання поставленого завдання інформацією;

• проводити особисті бесіди з тими, хто не досягає запланованих цілей, спільно аналізуючи причини невдачі;

• чітко описувати очікувані результати і встановлювати конкретні строки їх досягнення;

• організовувати додаткове навчання співробітників методам тайм-менеджменту і фінансового управління, юридичним і маркетинговим навичкам;

• надавати допомогу у вигляді наставництва з боку більш досвідченого партнера;

• розробити систему моральних заохочень і індивідуальні принципи її реалізації.

Дуже важливо зрозуміти, що юридична фірма - це цілісна система, ефективність роботи якої залежить від злагодженості дій всіх власників, партнерів і співробітників. І досягти успіху можна тільки в тому випадку, якщо ви як керуючий партнер або керівник поставить корпоративні інтереси вище своїх особистих амбіцій.

Закон і Бізнес